Company Onboarding

Bab ini menjelaskan apa yang terjadi segera setelah Anda mendaftarkan perusahaan baru. Administrator pertama akan dipandu melalui tiga langkah singkat untuk menyiapkan struktur minimum yang diperlukan sebelum dashboard dapat diakses.

Jika perusahaan Anda sudah diatur dan Anda bukan administrator pertama, lewati bab ini dan langsung ke Setup Awal.

Apa Itu Company Onboarding

Setelah perusahaan baru didaftarkan, aplikasi membuka alur onboarding sebelum dashboard tersedia. Onboarding diperlukan karena sistem membutuhkan beberapa informasi agar dapat berfungsi:

• Posisi untuk administrator pertama, digunakan dalam alur persetujuan.
• Setidaknya satu kategori biaya (expense category), agar karyawan dapat mengklasifikasikan baris biaya saat mengajukan reimbursement.
• Nama untuk formulir reimbursement pertama, agar karyawan memiliki formulir untuk mengajukan klaim.

Dalam panduan ini, Kategori Biaya berarti data master yang digunakan di dalam baris detail reimbursement, sementara Formulir Reimbursement berarti formulir klaim yang dipilih karyawan di awal pembuatan reimbursement.

Semua jawaban dapat diubah setelah onboarding selesai.

Siapa yang Melihat Onboarding

Hanya administrator pertama dari sebuah perusahaan yang melihat alur onboarding. Onboarding memiliki tiga langkah singkat.

Pengguna lain yang ditambahkan belakangan akan langsung masuk ke dashboard setelah login.

Langkah 1: Atur Posisi Anda

Langkah pertama menanyakan posisi administrator pertama.

Field	Apa yang Harus Diisi	Catatan
Posisi	Nama jabatan atau nama posisi.	Contoh: Director, Head of Finance, HR, Manager.

Posisi yang Anda masukkan di sini ditetapkan untuk administrator pertama dan digunakan dalam alur persetujuan. Misalnya, jika sebuah formulir reimbursement menggunakan aturan persetujuan berbasis supervisor, hierarki posisi akan menentukan siapa menyetujui apa.

Anda dapat mengganti nama atau mengatur ulang posisi nanti di menu Master Data → Posisi.

1. Ketik nama posisi di field yang tersedia.
2. Klik Continue.

Langkah 2: Atur Kategori Biaya

Langkah kedua meminta setidaknya satu kategori biaya.

Kategori biaya menentukan jenis biaya apa yang diklaim karyawan pada baris detail reimbursement. Contohnya, ongkos taksi dapat dikategorikan sebagai Transportasi.

Apa yang Harus Dilakukan	Catatan
Ketik nama kategori di field yang tersedia.	Contoh: Transportasi, Akomodasi, Konsumsi.
Klik Add untuk menambah lebih banyak kategori.	Anda bisa menambahkan sebanyak yang Anda butuhkan.
Klik ikon tempat sampah untuk menghapus baris.	Setidaknya satu kategori harus tersisa.

Minimal satu kategori biaya diperlukan untuk melanjutkan. Anda dapat menambah, mengganti nama, atau menonaktifkan kategori nanti di menu Master Data → Kategori Biaya.

1. Isi kategori pertama.
2. Tambahkan kategori lain jika diperlukan.
3. Klik Continue.

Langkah 3: Beri Nama Formulir Reimbursement Pertama

Langkah ketiga meminta nama untuk formulir reimbursement pertama.

Field	Apa yang Harus Diisi	Catatan
Nama formulir pertama	Sebuah nama untuk formulir reimbursement.	Contoh: Formulir Umum, Formulir Perjalanan.

Formulir reimbursement adalah yang dipilih karyawan saat mereka membuat reimbursement. Setiap formulir dapat memiliki field, penomoran dokumen, dan aturan persetujuan masing-masing.

Anda hanya perlu memberi nama formulir pertama di sini. Anda dapat mengkonfigurasi field dan aturan persetujuannya secara detail nanti melalui menu Configuration → Formulir Reimbursement.

1. Ketik nama formulir.
2. Klik Finish Setup.

Onboarding Selesai

Setelah langkah ketiga dikirim, aplikasi membuat struktur awal dan membuka layar penyelesaian.

Layar penyelesaian mengonfirmasi bahwa setup telah selesai dan memberikan pengingat singkat tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya:

• Undang tim Anda melalui menu User Management → Pengguna agar karyawan dapat mulai mengajukan reimbursement.
• Siapkan alur persetujuan di menu Configuration → Formulir Reimbursement → Aturan Persetujuan jika perusahaan Anda membutuhkan proses persetujuan.

Klik Go to Dashboard untuk membuka dashboard dan mulai menggunakan reimburse.id.

Apa yang Dibuat Saat Onboarding

Setelah onboarding selesai, struktur minimum berikut telah ada di perusahaan Anda:

Item	Apa yang Dibuat
Posisi	Satu posisi dengan nama yang Anda masukkan di langkah 1.
Kategori Biaya	Satu atau lebih kategori biaya dengan nama yang Anda masukkan di langkah 2.
Formulir Reimbursement	Satu formulir reimbursement dengan nama yang Anda masukkan di langkah 3.

Ini adalah titik awal. Anda dapat menambahkan lebih banyak posisi, kategori biaya, dan formulir reimbursement kapan saja.

Langkah Berikutnya

Onboarding membuat struktur minimum. Kebanyakan perusahaan membutuhkan konfigurasi tambahan sebelum karyawan dapat mulai mengajukan reimbursement. Lanjutkan dengan Setup Awal untuk:

• Menambahkan lebih banyak posisi dan membangun hierarki posisi.
• Menambahkan pengguna dan menetapkan peran.
• Mengkonfigurasi formulir reimbursement, penomoran dokumen, dan aturan persetujuan.
• Mengatur kalender kerja dan pengaturan perusahaan lainnya.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak bisa melihat layar onboarding setelah login.	Onboarding hanya muncul untuk administrator pertama sebelum setup selesai. Jika Anda sudah melewati tahap onboarding, langsung menuju dashboard.
Tombol Continue tidak tersedia.	Pastikan field yang wajib diisi sudah terisi. Tombol hanya aktif jika field memiliki nilai.
Anda ingin mengubah sesuatu yang Anda masukkan selama onboarding.	Semua jawaban onboarding bisa diubah setelah setup. Gunakan menu Master Data atau Configuration untuk memperbarui posisi, kategori biaya, dan formulir reimbursement.
Anda sudah menyelesaikan onboarding tapi tidak bisa menemukan formulir reimbursement.	Buka Configuration → Formulir Reimbursement untuk melihat dan mengkonfigurasi formulir yang dibuat saat onboarding.