Glosarium
Gunakan halaman ini jika ada istilah dalam panduan yang belum Anda pahami. Label menu dan tombol dapat berbeda dari istilah narasi; bab yang ditautkan menjelaskan langkah penggunaannya.
Formulir Reimbursement
Jenis form klaim yang menentukan penomoran, field yang tersedia, kebutuhan lampiran, dan aturan persetujuan. Ini bukan satu dokumen klaim. Baca Konfigurasi Formulir Reimbursement.
Kategori Biaya
Kategori master yang dipilih pada baris biaya, seperti makan, hotel, transportasi, atau parkir. Kategori mengelompokkan biaya dan berbeda dari form reimbursement. Baca Setup Awal.
Posisi
Tempat dalam hierarki perusahaan, seperti Team Lead atau Staff. Posisi membantu menentukan atasan dan alur persetujuan dinamis. Posisi bukan peran atau izin akses. Baca Setup Awal.
Supervisor dan PIC Posisi Tertinggi
Supervisor adalah pihak yang ditentukan secara dinamis pada hierarki di atas posisi terkait dokumen. PIC berarti pihak yang bertanggung jawab; PIC posisi tertinggi ditentukan menuju tingkat teratas hierarki tersebut. Proses penentuan mempertimbangkan pengguna aktif yang sesuai, menghindari penugasan pemohon untuk menyetujui dokumennya sendiri, dan dapat mencari ke tingkat lebih tinggi jika diperlukan. Jangan menganggap label ini selalu menunjuk satu nama manajer tetap.
Gunakan uji alur dan detail hasil penentuan untuk memahami penugasan sebenarnya. Baca Konfigurasi Formulir Reimbursement dan Panduan Persetujuan. Penerima pengingat mengikuti posisi penanggung jawab tindakan dan dibahas tersendiri di Pengingat Transaksi.
Peran dan Akses
Peran mengelompokkan izin. Akses menentukan menu, dokumen, dan tindakan yang tersedia bagi pengguna. Penugasan persetujuan tidak dengan sendirinya memberikan izin tindakan. Baca Setup Awal dan Panduan Persetujuan.
Draf, Pengajuan, dan Status Dokumen
Draf berarti disimpan untuk dilengkapi. Pengajuan mengirim dokumen ke proses yang telah dikonfigurasi; menyimpan draf bukan mengajukan dokumen.
| Istilah | Arti |
|---|---|
| Tertunda | Menunggu persetujuan/tindakan yang diperlukan dalam proses saat ini. |
| Disetujui | Persetujuan yang diperlukan sudah selesai, atau alur yang dikonfigurasi tidak membutuhkan persetujuan. Ini bukan berarti dana sudah ditransfer. |
| Ditolak | Keputusan menolak fase pengajuan/dokumen terkait; ikuti pilihan perbaikannya. |
| Siap Dibayar | Batch siap diproses oleh tim pembayaran reimbursement melalui channel eksternal dan dicatat. |
| Dibayar | Pembayaran dicatat selesai; Reimburse.id tidak menjalankan transfer bank tersebut. |
| Dibatalkan | Dokumen dibatalkan sesuai syarat yang diizinkan. |
Kas Bon juga melacak pengajuan, pencairan, dan realisasi secara terpisah. Baca fase terkait, bukan hanya satu kata status. Baca Panduan Pengguna Reimbursement, Panduan Pengguna Kas Bon, dan Operasional Pembayaran dan Batch Payment.
Batch Pembayaran
Dokumen yang mengelompokkan reimbursement disetujui untuk diproses pembayarannya. Tim melakukan transfer melalui channel eksternal perusahaan, lalu mencatat tanggal dan bukti pembayaran di Reimburse.id. Baca Operasional Pembayaran dan Batch Payment.
Bank Snapshot
Salinan informasi bank yang tersimpan bersama dokumen/catatan. Ini membantu meninjau data yang dipakai saat itu, meskipun profil pengguna berubah. Pembaruan data bank reimbursement dan pencatatan profil penerima Kas Bon memiliki aturan berbeda; baca Operasional Pembayaran dan Batch Payment dan Pengelolaan Dana Kas Bon. Data master bank tidak menjalankan transfer otomatis.
Dasar Tanggal
Tanggal yang dipakai untuk memilih baris laporan, misalnya tanggal biaya, pengajuan, penugasan, atau pembayaran. Rentang awal/akhir yang sama dapat menghasilkan dokumen berbeda jika dasar tanggalnya berbeda. Baca Laporan dan Audit.
Kas Bon
Dana yang diajukan sebelum biaya kegiatan dikeluarkan. Pemohon kemudian melaporkan biaya aktual serta memperhitungkan dana yang tersisa atau kebutuhan pembayaran kekurangan. Ini berbeda dari reimbursement atas biaya yang sudah dibayar pribadi. Baca Panduan Pengguna Kas Bon.
Pencairan, Realisasi, Pengembalian, dan Pembayaran Kekurangan
| Istilah | Arti |
|---|---|
| Pencairan | Pencatatan dana yang diberikan kepada pemohon melalui channel pembayaran eksternal. |
| Realisasi | Pelaporan biaya aktual, bukti transaksi, dan penggunaan dana. |
| Pengembalian | Mengembalikan dana tersisa; bukti yang diajukan perlu diverifikasi sebelum menjadi catatan keuangan terkonfirmasi. |
| Pembayaran kekurangan | Pembayaran kekurangan yang disetujui ketika biaya aktual melebihi dana yang diperhitungkan. |
| Saldo outstanding resmi | Saldo yang belum diselesaikan berdasarkan catatan disetujui/terkonfirmasi. Tidak selalu berarti dana yang harus dikembalikan karyawan. |
| Proyeksi | Perkiraan dari realisasi yang masih menunggu persetujuan, bukan saldo resmi. |
Baca Panduan Pengguna Kas Bon untuk langkah pemohon dan Pengelolaan Dana Kas Bon untuk pencatatan serta verifikasi.
Buku Besar Keuangan dan Reversal
Buku besar keuangan mencantumkan transaksi keuangan Kas Bon yang dicatat. Reversal membatalkan pengaruh pergerakan dana yang memenuhi syarat melalui catatan terkait beserta alasan; tidak mengembalikan dana melalui bank. Ini bukan izin menghapus atau bebas menulis ulang riwayat keuangan. Baca Pengelolaan Dana Kas Bon dan Laporan dan Audit.
Alihkan Persetujuan
Memindahkan penugasan persetujuan yang sedang tertunda ke pengguna lain yang memenuhi syarat. Ini tindakan operasional, bukan perubahan seluruh aturan persetujuan berikutnya. Baca Delegasi dan Alihkan Persetujuan.
Delegasi / Di Luar Kantor
Aturan berperiode yang mengarahkan persetujuan ke penerima delegasi selama aktif. Penugasan tertunda yang sudah ada merupakan pilihan terpisah, tidak otomatis sama dengan penugasan baru. Baca Delegasi dan Alihkan Persetujuan.
Pengingat Transaksi dan Penanggung Jawab Tindakan
Pengingat transaksi adalah email tindak lanjut untuk pekerjaan belum selesai yang memenuhi syarat. Penanggung jawab tindakan adalah pihak yang saat ini bertanggung jawab atas tindakan tersebut. Penentuan penerima pengingat tidak mengubah penanggung jawab atau menyetujui/membayar dokumen. Usia tertunda menggunakan jam kerja, bukan jam kalender yang berlalu. Baca Pengingat Transaksi.
Riwayat Login, Log Perubahan, dan Timeline Persetujuan
Riwayat Login mencatat akses berhasil ke akun pada perusahaan yang sedang dibuka selama 12 bulan. Log Perubahan mencatat perubahan data yang didukung sejak aktivasi, termasuk nilai sebelum/sesudah jika tercatat. Timeline Persetujuan adalah laporan waktu persetujuan reimbursement/batch, bukan log seluruh perubahan data.
Baca Riwayat Aktivitas dan Login dan Laporan dan Audit.
Arsip Audit
Paket bulanan yang dapat diunduh berisi PDF reimbursement yang memenuhi syarat beserta lampirannya, berdasarkan tanggal biaya. Paket kedaluwarsa 48 jam setelah pembuatan. Arsip terpisah dari export spreadsheet dan tidak mencakup seluruh jenis transaksi. Baca Laporan dan Audit.