Pengelolaan Dana Kas Bon

Gunakan bab ini jika perusahaan menugaskan Anda mencatat pencairan Kas Bon, memverifikasi pengembalian karyawan, atau mencatat pembayaran tambahan. Tugas ini dapat dijalankan tim pembayaran, HR, operasional, atau akuntansi; akses khusus peran menentukan tindakan Anda.

Kas Bon tidak dibayar melalui Batch Pembayaran reimbursement. Perusahaan mentransfer atau menerima dana melalui bank/channel di luar Reimburse.id. Aplikasi menyimpan pencatatan administratif, bukti, snapshot penerima, dan saldo.

1

Buka antrean tugas

2

Tinjau pengajuan disetujui

3

Proses dana di luar aplikasi

4

Catat pencairan dengan bukti

5

Periksa persetujuan realisasi

6

Verifikasi pengembalian atau catat pembayaran selisih

7

Periksa saldo akhir

Pemohon menggunakan Panduan Pengguna Kas Bon; keputusan persetujuan dibahas di Panduan Persetujuan.

Persetujuan pengajuan dan realisasi mengikuti aturan perusahaan yang terpisah. Salah satu atau kedua fase dapat selesai langsung tanpa pemeriksaan pihak yang ditugaskan; periksa status dokumen terkini sebelum bertindak. Persetujuan otomatis tidak mentransfer dana atau mengonfirmasi pengembalian karyawan.

Buka Kas Bon untuk Diproses

Buka Pembayaran > Kas Bon untuk Diproses. Antrean menunjukkan tugas pengelolaan dana saat ini sesuai akses, seperti pencairan, verifikasi pengembalian, atau pembayaran tambahan. Ini adalah antrean pekerjaan, bukan seluruh riwayat pengajuan.

Gunakan filter untuk menemukan dokumen serta tugasnya, lalu buka tindakan baris. Pengajuan yang masih menunggu persetujuan belum siap dicairkan. Tugas selesai dapat keluar dari antrean; cari dokumen melalui daftar Kas Bon atau laporan yang dapat Anda akses ketika memeriksa riwayat.

Akses antrean tidak memberikan seluruh tindakan keuangan. Pencairan, verifikasi pengembalian, pembayaran tambahan, dan hak pembalikannya diatur terpisah.

Catat Pencairan

1. Buka pengajuan disetujui yang siap dicairkan.
2. Periksa pemohon, nominal disetujui, mata uang, dan profil rekening penerima terkini.
3. Proses dana melalui channel pembayaran perusahaan.
4. Pilih Cairkan pada dokumen untuk mencatat transaksi yang sudah dilakukan.
5. Isi Tanggal efektif, referensi transaksi opsional, dan Bukti transfer atau tanda terima tunai wajib.
6. Konfirmasikan, lalu periksa transaksi tercatat dan Status pencairan.

Pencairan awal harus sama dengan nominal pengajuan yang disetujui. Aplikasi menyimpan snapshot profil rekening pemohon pada transaksi tersebut. Koreksi profil yang salah atau belum lengkap sebelum transfer dan pencatatan; perubahan profil berikutnya tidak diam-diam mengganti penerima transaksi lama.

Tindakan ini mencatat dana, bukan memerintahkan Reimburse.id mengirimnya. Pencairan tercatat memungkinkan pemohon memulai realisasi. Cairkan Ulang hanya tersedia setelah dampak pencairan sebelumnya dibalikkan seluruhnya dan dokumen tetap memenuhi syarat.

Pahami Saldo Resmi dan Perkiraan

Angka	Cara Membacanya
Pencairan bersih	Pencairan dikonfirmasi dikurangi pembalikan pencairan dikonfirmasi.
Proyeksi Biaya	Biaya realisasi saat disiapkan atau ditinjau; belum menjadi biaya resmi disetujui.
Biaya Disetujui	Biaya pada realisasi aktif yang sudah disetujui.
Harus dikembalikan pengguna	Sisa kewajiban resmi pengguna sesudah biaya disetujui dan pengembalian dikonfirmasi.
Harus dibayar perusahaan	Sisa selisih disetujui sesudah pencairan bersih dan pembayaran tambahan dikonfirmasi.

Realisasi draft, ditolak, atau tertunda dapat menampilkan perkiraan pengembalian/pembayaran. Gunakan untuk persiapan, bukan instruksi penagihan/pembayaran final. Pengembalian yang dikirim pengguna tetap tertunda sampai diverifikasi dan belum mengurangi saldo resmi.

Selesaikan Tiga Hasil Realisasi

Hasil Disetujui	Tindak Lanjut
Biaya aktual sama dengan pencairan bersih	Periksa realisasi Selesai dan tidak ada selisih.
Biaya aktual lebih kecil	Verifikasi dana yang dikembalikan pengguna beserta bukti, atau catat pengembalian dikonfirmasi dengan akses yang sesuai.
Biaya aktual lebih besar	Bayar selisih disetujui di luar aplikasi, lalu catat dengan bukti.

Misalnya, Rp1.000.000 dicairkan dan Rp544.000 biaya disetujui menyisakan pengembalian Rp456.000. Biaya disetujui Rp1.100.000 terhadap pencairan sama menyisakan pembayaran perusahaan Rp100.000. Transaksi dikonfirmasi dan pembalikan sebelumnya juga memengaruhi saldo; gunakan dokumen terkini, bukan contoh ini, untuk menentukan nominal akhir.

Verifikasi Pengembalian Pengguna

Pemohon mengembalikan dana di luar aplikasi dan memakai Kirim Pengembalian dengan bukti. Ketika pencatatan masih tertunda:

1. Buka tugas melalui Kas Bon untuk Diproses atau dokumennya.
2. Bandingkan nominal, tanggal, referensi, dan bukti dengan dana yang benar-benar diterima.
3. Gunakan tindakan Verifikasi yang tersedia untuk pengembalian tertunda dan konfirmasikan.
4. Periksa pencatatan dikonfirmasi serta sisa saldo.

Verifikasi mengurangi saldo resmi pengguna. Pengembalian sebagian masih menyisakan dana yang perlu dikembalikan. Jangan memverifikasi bukti salah atau tidak terbaca; gunakan Void Pengembalian yang tersedia dengan alasan untuk menolak pencatatan tertunda, lalu minta bukti yang benar. Void ini membatalkan usulan administratif, bukan penerimaan bank.

Dengan akses verifikasi, pengguna selain pemohon dapat memakai Catat Pengembalian untuk mencatat sekaligus mengonfirmasi dana yang sudah diterima. Selesaikan pengembalian tertunda yang ada terlebih dahulu. Pemohon tetap memakai jalur pengiriman tertunda meskipun memiliki akses keuangan lebih luas; jangan membuat dua pencatatan untuk satu pengembalian eksternal.

Catat Pembayaran Tambahan

Ketika realisasi Menunggu Pembayaran Kekurangan:

1. Periksa biaya disetujui dan saldo Harus dibayar perusahaan.
2. Tinjau profil penerima terkini dan proses pembayaran di luar aplikasi.
3. Pilih Bayar Selisih.
4. Isi nominal aktual, tanggal efektif, referensi opsional, dan bukti wajib.
5. Konfirmasikan, lalu periksa saldo/status baru.

Nominal tidak boleh melebihi saldo perusahaan yang belum dibayar. Pembayaran sebagian masih menyisakan nominal; saldo yang seluruhnya diselesaikan dapat menjadi Selesai. Mencatat pembayaran bukan transfer kedua.

Periksa Penyelesaian dan Riwayat

Periksa status realisasi aktif dan kedua sisa saldo, serta pencatatan pencairan, pengembalian, dan pembayaran tambahan. Gunakan tindakan aktivitas/riwayat serta revisi realisasi sebelumnya untuk memahami koreksi. Cetak/export bukan tindakan keuangan; Laporan dan Audit membahas pelaporan lebih luas.

Koreksi Pencatatan Keuangan dengan Pembalikan

Pembalikan mencatat koreksi transaksi dikonfirmasi tanpa menghapus riwayatnya. Tindakan ini tidak otomatis membalikkan transfer bank.

Buka Lainnya dan pilih Balikkan Pencairan, Balikkan Pengembalian, atau Balikkan Pembayaran yang memenuhi syarat. Isi nominal positif dalam sisa dampak yang dapat dibalikkan, tanggal efektif, alasan, dan bukti wajib.

Gunakan akses pembalikan khusus untuk jenis transaksi tersebut. Pencairan tidak dapat dibalikkan ketika realisasi aktif yang belum void sedang berjalan; selesaikan pembatasan realisasi/referensi dahulu. Pembalikan lain juga memeriksa ulang status, saldo, dan aturan tanggal/tutup periode. Jangan membalikkan hanya untuk menghilangkan saldo yang mengganggu; konfirmasikan koreksi aktual bersama tim terkait.

Pembatalan dan Referensi Aktif

Void Realisasi dan Void Pengajuan memerlukan akses dokumen yang sesuai dan alasan. Referensi aktif serta transaksi dana yang masih berdampak dapat memblokirnya. Selesaikan transaksi turunan terbaru dahulu; jangan menghilangkan atau menggandakan riwayat untuk melewati pembatasan.

Void realisasi yang memenuhi syarat menyimpan riwayat revisinya. Jika pengajuan tetap disetujui dan dicairkan, pemohon dapat memulai revisi realisasi baru. Membatalkan pengajuan tidak mengembalikan dana kepada karyawan atau membalikkan transfer eksternal.

Kendala Umum

Kendala	Yang Perlu Dilakukan
Pengajuan tidak ada di antrean	Periksa tahap saat ini serta akses antrean dan tindakan keuangan terkait.
Rekening transaksi lama berbeda dari profil	Transaksi menyimpan snapshot penerima; bandingkan bukti transfer aktual.
Bukti pengembalian ada tetapi saldo belum berubah	Periksa apakah masih menunggu verifikasi.
Nominal ditolak	Bandingkan dengan pencairan disetujui atau sisa saldo serta presisi dokumen.
Koreksi diblokir	Baca pesan referensi aktif, status, tanggal, atau tutup periode dan selesaikan melalui alur berwenang.
Penyimpanan menyatakan dokumen berubah	Muat ulang dan periksa pencatatan terkini sebelum mengulang; jangan mengulang pembayaran eksternal.

Selanjutnya: berkoordinasi dengan pemohon menggunakan Panduan Pengguna Kas Bon, atau periksa data melalui Laporan dan Audit.