Pengingat Transaksi

Gunakan pengingat transaksi untuk membantu pihak yang tepat menindaklanjuti pekerjaan yang belum selesai. Reimburse.id menggabungkan pekerjaan yang memenuhi syarat ke dalam email untuk setiap penerima pada hari kerja sesuai jadwal. Pengingat tidak menyetujui dokumen, melakukan transfer dana, atau mengubah penanggung jawab tindakan.

Untuk memindahkan tugas persetujuan, baca Delegasi dan Alihkan Persetujuan. Langkah operasional ada di Panduan Persetujuan, Operasional Pembayaran dan Batch Payment, serta Pengelolaan Dana Kas Bon.

Sebelum Mengaktifkan Pengingat

Minta administrator yang memiliki akses ke Pengingat Transaksi memeriksa:

1. zona waktu, hari kerja, jam kerja, dan hari libur perusahaan,
2. pekerjaan tertunda yang perlu diingatkan dan waktunya,
3. pihak penerima dan status aktif akunnya,
4. akses penerima ke dokumen serta preferensi notifikasi email.

Pengaturan kalender dibahas di Setup Awal. Menerima email tidak memberikan hak akses dokumen atau hak persetujuan tambahan.

Atur Jadwal

Buka Konfigurasi > Umum & Kontrol > Pengingat Transaksi, lalu pilih Pengaturan & Jadwal.

1. Periksa Zona waktu perusahaan. Jadwal mengikuti zona waktu ini, bukan zona waktu perangkat Anda.
2. Tentukan Jam pengiriman.
3. Tinjau aturan menggunakan Preview sebelum mengaktifkan Aktifkan pengingat transaksi.
4. Simpan setelah jadwal dan penerima siap.

Sakelar modul menentukan apakah email boleh dikirim. Setiap aturan juga memiliki pengaturan Aktif. Aturan aktif saja tidak mengaktifkan pengiriman; modul dan aturan yang memenuhi syarat harus sama-sama aktif. Aturan bawaan dapat sudah aktif: periksa terlebih dahulu sebelum mengaktifkan modul. Hanya pengguna dengan izin ubah yang dapat menyimpan pengaturan atau aturan.

Pengiriman dijadwalkan sekali per penerima pada hari kerja. Jam pengiriman boleh berada di luar jam kerja, tetapi usia pekerjaan tertunda tetap dihitung berdasarkan jam kerja perusahaan. Contohnya, 24 jam kerja berarti tiga hari kerja dengan delapan jam per hari, bukan satu hari kalender. Akhir pekan atau hari libur perusahaan yang bukan hari kerja tidak menambah jam kerja.

Buat Aturan Pengingat

Buka Aturan, lalu Tambah Aturan, atau buka aturan yang sudah ada melalui Lihat / Ubah.

Field	Cara Mengisinya
Nama aturan	Gunakan nama yang mudah dikenali, misalnya “Pengajuan perjalanan menunggu persetujuan”.
Kategori pekerjaan	Pilih pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti.
Form tertentu	Pilih form untuk membatasi aturan. Kosongkan agar mencakup semua form yang sesuai, termasuk form yang dibuat kemudian.
Mulai dari jam kerja (≥)	Isi batas usia minimum dalam jam kerja bulat. Batas ini termasuk dalam rentang.
Sampai sebelum jam kerja (<)	Isi batas akhir yang lebih besar, atau kosongkan jika tanpa batas akhir. Batas ini tidak termasuk dalam rentang.
Jenis penerima	Pilih cara menentukan penerima; lihat bagian berikutnya.
Pengguna tertentu	Wajib dipilih jika jenis penerima adalah Pengguna tertentu.
Aktif	Aktifkan aturan setelah siap digunakan.

Contohnya, rentang dari 24 sampai sebelum 56 mencakup pekerjaan berusia 24 jam, tetapi tidak mencakup pekerjaan berusia 56 jam. Jika diperlukan, buat aturan kedua mulai dari 56 jam untuk tindak lanjut berikutnya.

Kategori pekerjaan mencakup persetujuan reimbursement/batch yang tertunda, pemrosesan pembayaran reimbursement, batch yang belum dibayar, serta persetujuan pengajuan Kas Bon, pencairan, pengajuan realisasi, realisasi lewat jatuh tempo, persetujuan realisasi, bukti pengembalian, verifikasi pengembalian, pembayaran kekurangan, dan perbaikan setelah penolakan. Pilih kategori sesuai tindakan yang belum selesai, bukan hanya status keseluruhan dokumen.

Aturan pengingat berbeda dari aturan persetujuan yang menggunakan kecocokan pertama. Beberapa aturan pengingat yang cocok dapat berlaku bersamaan. Rentang yang tumpang tindih tidak saling menonaktifkan. Pekerjaan digabungkan per penerima, dan pekerjaan yang sama tidak ditampilkan berulang hanya karena cocok dengan beberapa aturan.

Pilih Penerima

Jenis Penerima	Pihak yang Dipertimbangkan
Penanggung jawab tindakan	Pihak yang perlu bertindak saat ini: pemberi persetujuan yang masih menunggu, pemohon/pembuat dokumen untuk realisasi, pengembalian atau perbaikan, atau petugas yang memiliki izin tindakan terkait dan akses dokumen untuk pekerjaan pembayaran.
Atasan penanggung jawab	Pengguna yang memenuhi syarat pada posisi induk langsung dari posisi penanggung jawab tindakan.
PIC posisi tertinggi	PIC posisi tertinggi yang ditentukan dari posisi penanggung jawab tindakan.
Pengguna tertentu	Pengguna perusahaan aktif yang dipilih pada aturan.

Karena itu, atasan/PIC tidak selalu merupakan atasan/PIC pemohon. Setiap penerima tetap harus memenuhi syarat akses dokumen dan notifikasi email. Akun tidak aktif, tidak memiliki akses dokumen, notifikasi email dimatikan, atau alamat email tidak valid dapat menyebabkan pengguna tidak disertakan.

Penentuan atasan untuk pengingat memeriksa posisi induk langsung; sistem tidak melanjutkan ke posisi yang lebih atas jika induk tersebut tidak memiliki penerima yang memenuhi syarat. Ini berbeda dari pencarian ke atas pada penentuan pihak persetujuan workflow. Gunakan Preview untuk memeriksa penerima aktual setiap aturan.

Hierarki posisi dan peran persetujuan dinamis dibahas di Konfigurasi Formulir Reimbursement. Mengirim pengingat ke atasan tidak memindahkan tugas tersebut ke atasan.

Tinjau Preview Sebelum Menyimpan

Klik Preview pada editor aturan. Periksa nomor dokumen, jam kerja tertunda, penanggung jawab tindakan, penerima aktual, dan alasan dilewati jika ada.

Preview hanya membaca data saat ini: tidak mengirim email, mencatat pengiriman, atau menyimpan aturan. Anda juga dapat mencoba aturan yang belum disimpan. Dokumen dengan waktu mulai yang tidak diketahui atau usia di luar rentang dapat dilewati.

Preview menunjukkan kondisi saat diperiksa, bukan jaminan pengiriman berikutnya. Usia, status dokumen, penerima, akses, dan preferensi email diperiksa lagi saat pengiriman. Simpan aturan secara terpisah setelah hasilnya sesuai dengan kebijakan tindak lanjut yang Anda inginkan.

Baca Email Pengingat

Email mengelompokkan pekerjaan yang memenuhi syarat dan menampilkan nomor dokumen, tahap, penanggung jawab, jam kerja tertunda, serta nilai. Buka tautan dokumen dan masuk untuk memeriksa kondisi terkini sebelum bertindak.

Setiap penerima mendapatkan email gabungan untuk pekerjaannya, bukan satu email untuk setiap aturan yang cocok. Email berisi maksimal 100 pekerjaan dan mengarahkan penerima ke daftar transaksi yang dapat diakses untuk melihat sisanya. Jika pekerjaan sudah selesai, Anda tidak perlu mengulang tindakan hanya karena masih ada email pengingat sebelumnya.

Periksa Riwayat Pengiriman

Buka Riwayat Pengiriman.

Gunakan Periode, Penerima, dan Status, lalu Terapkan. Periode awal adalah 30 hari terakhir. Rentang tanggal mengikuti tanggal terjadwal dalam zona waktu perusahaan, bukan waktu email benar-benar dikirim.

Buka Detail untuk melihat pekerjaan dalam pengiriman. Hanya dokumen yang masih dapat Anda akses yang ditampilkan, maksimal 100. Nama/email penerima dapat mengikuti identitas yang dicatat saat pengiriman; untuk catatan lama tanpa email tersimpan, alamat email pengguna saat ini ditampilkan beserta keterangannya.

Status	Arti dan Langkah Berikutnya
Menunggu	Menunggu untuk diproses.
Diproses	Proses pengiriman sudah dimulai.
Terkirim	Diterima oleh layanan email. Ini bukan bukti email masuk ke kotak masuk atau telah dibaca penerima.
Dilewati	Pengiriman atau semua pekerjaan di dalamnya tidak lagi memenuhi syarat. Periksa alasan serta pengaturan/status terkini.
Gagal	Proses gagal sebelum pengiriman melalui layanan email dimulai. Sistem dapat mencoba lagi menggunakan catatan pengiriman yang sama dalam batas percobaan yang tersedia. Minta administrator memeriksa kegagalan berulang.
Hasil pengiriman belum pasti	Pengiriman melalui layanan email sudah dimulai, tetapi hasilnya belum dapat dipastikan. Sistem tidak otomatis mengirim ulang untuk menghindari email ganda. Minta administrator menyelidiki sebelum mengirim ulang di luar sistem.

Jika Pengingat Tidak Muncul

Periksa sakelar modul, status aktif aturan, kategori, filter form, rentang jam kerja, kalender, zona waktu, dan jam pengiriman. Kemudian gunakan Preview untuk memeriksa penerima dan alasan dilewati. Minta penerima memeriksa preferensi notifikasi email serta alamat emailnya.

Jangan mengubah aturan persetujuan hanya agar pengingat muncul. Jika penanggung jawab pekerjaan perlu dipindahkan, gunakan Delegasi dan Alihkan Persetujuan. Untuk masalah yang belum teratasi, baca Pemecahan Masalah.