Operasional Pembayaran dan Batch Payment

Bab ini menjelaskan cara tim pembayaran reimbursement menyiapkan reimbursement untuk dibayar, mengelompokkannya ke dalam sebuah batch, mengajukan batch tersebut jika persetujuan diwajibkan, dan menandai batch sebagai dibayar setelah transfer selesai dilakukan.

Bab ini berfokus pada operasi pembayaran sehari-hari. Gunakan bab ini saat Anda perlu membuat, mengajukan, mereview, atau menyelesaikan batch pembayaran. Jika Anda membutuhkan analisis, riwayat, ekspor audit, atau pelaporan lintas banyak batch, lanjutkan ke Laporan dan Audit.

Bab ini juga mencakup satu aksi pemeliharaan operasional yang kadang dibutuhkan tim pembayaran reimbursement atau admin sebelum pembayaran selesai: Refresh Bank Data pada reimbursement yang belum final.

Sebuah batch pembayaran biasanya mengikuti alur ini:

1

Review reimbursement disetujui

2

Buat batch pembayaran

3

Pilih reimbursement

4

Tambah lampiran/custom field

5

Simpan draft atau submit

6

Persetujuan batch (jika diwajibkan)

7

Ready To Pay

8

Tandai sebagai Paid

Menu dan aksi yang Anda lihat mungkin berbeda dari pengguna lain. Akses bergantung pada peran Anda dan konfigurasi perusahaan.

Menu Pembayaran

Area ini biasanya berisi menu-menu berikut:

Menu	Apa yang Ditampilkannya
Batch Pembayaran	Semua dokumen batch pembayaran yang boleh Anda lihat atau kelola.
Pembayaran untuk Diproses	Batch pembayaran yang sudah disetujui dan siap untuk dibayar.
Persetujuan Batch Pembayaran	Batch pembayaran yang menunggu keputusan pemberi persetujuan. Lihat Panduan Persetujuan.

Gunakan Batch Pembayaran (Payment Batches) saat Anda ingin membuat, memantau, atau mereview dokumen batch. Gunakan Pembayaran untuk Diproses (Payments to Process) saat Anda ingin berfokus hanya pada batch yang sudah siap dieksekusi pembayarannya.

Tim pembayaran reimbursement atau admin juga bisa bekerja dari menu Semua Reimbursement atau Reimbursement Tim saat perlu mereview reimbursement yang belum dibayar sebelum batch dibuat.

Menu-menu ini adalah menu kerja operasional. Mereka berbeda dari menu laporan, yang digunakan untuk analisis dan ekspor setelah atau di berbagai proses pembayaran.

Batch Pembayaran

Buka menu Batch Pembayaran (Payment Batches).

Halaman ini menampilkan dokumen batch pembayaran dalam berbagai status.

Kolom umum:

Kolom	Arti
Action	Membuka halaman detail batch.
Date	Tanggal batch pembayaran.
Number	Nomor dokumen batch pembayaran.
Total	Jumlah total uang yang dimasukkan ke dalam batch.
Status	Status batch saat ini, seperti Draft, Pending Approval, Ready To Pay, Rejected, atau Paid.
Description	Penjelasan singkat mengenai batch tersebut.
Created At / Last Updated At	Timestamp jejak audit (audit trail) untuk dokumen.

Gunakan area filter saat Anda ingin menyaring daftar berdasarkan kata kunci, tanggal, status, atau jumlah.

Gunakan Add saat Anda ingin membuat batch pembayaran baru.

Pembayaran untuk Diproses

Buka menu Pembayaran untuk Diproses (Payments to Process).

Halaman ini berfokus pada batch pembayaran yang sudah Ready To Pay.

Halaman ini berguna saat tim pembayaran reimbursement menginginkan antrean operasional yang lebih bersih untuk eksekusi pembayaran tanpa perlu melihat batch yang masih berstatus draft atau tahap persetujuan.

Gunakan menu ini saat Anda ingin:

1. Mereview batch yang sudah siap untuk ditransfer.
2. Membuka halaman detail batch sebelum melakukan pembayaran.
3. Menandai batch sebagai dibayar setelah pembayaran selesai dilakukan.

Jika sebuah batch tidak muncul di Pembayaran untuk Diproses, salah satu dari hal ini mungkin terjadi:

1. Batch tersebut masih berstatus draft.
2. Batch tersebut masih menunggu persetujuan.
3. Batch tersebut ditolak dan harus direview ulang.
4. Batch tersebut sudah ditandai sebagai dibayar (paid).

Refresh Bank Data Untuk Reimbursement yang Belum Final

Buka Semua Reimbursement atau Reimbursement Tim saat Anda perlu memperbarui data rekening sebelum pembayaran selesai.

Gunakan Refresh Bank Data saat:

1. pemilik reimbursement sudah memperbarui profil rekeningnya,
2. reimbursement tersebut belum dibayar,
3. tim pembayaran reimbursement atau admin ingin snapshot dokumen mengikuti profil rekening owner terbaru sebelum payment dilakukan.

Perilaku penting:

1. Aksi ini hanya ditujukan untuk reimbursement yang belum Paid dan belum Void.
2. Sumber rekening diambil dari profil owner reimbursement saat ini.
3. Dokumen final akan dilewati dan tidak diubah.

Perilaku Bank Snapshot

Data rekening pada reimbursement disimpan sebagai snapshot dokumen.

Artinya:

1. perubahan profil rekening user tidak otomatis menulis ulang dokumen reimbursement lama,
2. proses payment dan print memakai snapshot yang tersimpan pada dokumen reimbursement,
3. tim pembayaran reimbursement atau admin dapat menjalankan Refresh Bank Data sebelum payment jika snapshot lama perlu diganti.

Kapan Menggunakan Refresh Bank Data

Contoh kasus yang umum:

1. karyawan mengganti rekening sebelum tim pembayaran reimbursement membuat batch payment,
2. reimbursement sudah approved atau ready for payment, tetapi snapshot rekening yang tersimpan tidak lagi benar,
3. perusahaan ingin menyamakan reimbursement yang belum dibayar dengan profil rekening owner terbaru.

Membuat Batch Payment

Buka Batch Pembayaran, lalu klik Add.

Sebuah batch pembayaran mengelompokkan satu atau lebih reimbursement yang telah disetujui ke dalam satu dokumen pembayaran.

Field dan area umum:

Field / Area	Apa yang Harus Diisi
Date	Tanggal batch pembayaran. Beberapa perusahaan mungkin mengunci atau memvalidasi field ini.
Description	Penjelasan singkat untuk batch tersebut, seperti periode pembayaran, tim, atau catatan transfer.
Batch Attachment	File pendukung opsional atau wajib untuk batch tersebut, bergantung pada pengaturan perusahaan.
Custom Fields	Informasi spesifik perusahaan tambahan untuk formulir batch pembayaran.
Selected for Payment	Daftar reimbursement yang dimasukkan ke dalam batch.
Draft	Menyimpan batch tanpa mengajukannya (submit).
Submit	Mengirimkan batch ke tahap berikutnya.

Praktik yang disarankan:

1. Gunakan deskripsi yang jelas sehingga pemberi persetujuan dan reviewer pembayaran memahami tujuan batch tersebut.
2. Konfirmasikan bahwa setiap reimbursement yang dipilih benar-benar siap untuk dibayar.
3. Tambahkan lampiran batch jika perusahaan Anda menggunakan file pendukung untuk peninjauan pembayaran.
4. Cek jumlah total sebelum submit.

Memilih Reimbursement untuk Pembayaran

Pada area pemilihan reimbursement, pilih reimbursement mana saja yang harus dibayar bersama-sama.

Area ini biasanya memiliki dua tab:

Tab	Makna
Select Reimbursements	Menampilkan reimbursement berstatus disetujui yang masih tersedia untuk ditambahkan ke dalam batch.
Selected for Payment	Menampilkan reimbursement yang sudah dimasukkan ke dalam batch saat ini.

Gunakan tab pertama untuk mencari dan menambahkan baris reimbursement. Gunakan tab kedua untuk mereview konten final batch sebelum Anda menyimpan atau submit dokumen tersebut.

Formulir batch pembayaran biasanya hanya mengizinkan Anda memilih reimbursement yang sudah disetujui dan tersedia untuk dibatch.

Gunakan satu batch untuk reimbursement yang tergabung dalam satu run pembayaran, seperti:

1. satu tanggal pembayaran,
2. satu siklus pemrosesan pembayaran,
3. satu run pembayaran departemen, atau
4. satu kelompok pembayaran operasional.

Sebelum submit, pastikan:

1. reimbursement di dalam batch sudah benar,
2. jumlah totalnya sesuai dengan run pembayaran yang Anda harapkan,
3. dokumen tersebut belum masuk ke batch lain yang masih aktif.

Import Nomor Reimbursement ke Batch

Jika Anda sudah memiliki daftar nomor reimbursement, gunakan opsi import sebagai pengganti memilih satu per satu.

Modal import membantu Anda mengunggah template yang berisi nomor-nomor reimbursement untuk dimasukkan ke dalam batch.

Alur umum:

1. Unduh template dari modal import.
2. Isi nomor reimbursement ke dalam template.
3. Unggah file yang sudah diisi.
4. Review baris yang berhasil diimport ke dalam batch sebelum Anda menyimpan atau submit dokumen.

Gunakan import saat:

1. Anda sedang memproses banyak reimbursement sekaligus,
2. tim pembayaran reimbursement sudah menyiapkan daftar nomor reimbursement di luar aplikasi, atau
3. Anda menginginkan cara yang lebih cepat untuk menyusun batch pembayaran yang besar.

Jika import tidak berhasil menambahkan reimbursement yang diharapkan, periksa poin-poira berikut:

1. nomor reimbursement sudah benar,
2. reimbursement tersebut sudah disetujui dan tersedia untuk dibatch,
3. reimbursement tersebut belum dimasukkan ke batch aktif yang lain.

Menambahkan Lampiran Batch dan Custom Field

Sebuah batch pembayaran mungkin juga mewajibkan dokumen pendukung.

Contoh umum:

Tipe	Contoh
Batch attachment	Ringkasan pembayaran internal, daftar transfer, lembar kerja pembayaran, atau PDF pendukung.
Custom field	Periode pembayaran, referensi bank, kode proyek, atau informasi internal terkait pembayaran lainnya.

Apakah field ini wajib atau tidak bergantung pada konfigurasi perusahaan Anda.

Jika lampiran batch atau custom field yang diwajibkan tidak diisi, batch tersebut tidak dapat di-submit.

Simpan Draft atau Submit Batch

Di bagian bawah formulir batch pembayaran, pilih aksi yang sesuai dengan situasi Anda.

Aksi	Kapan Digunakan
Draft	Anda ingin menyimpan batch tersebut dan melanjutkannya nanti tanpa memulai proses persetujuan atau pemrosesan pembayaran.
Submit	Batch sudah lengkap dan siap untuk maju ke proses persetujuan atau langsung ke status siap dibayar (ready-to-pay).
Cancel	Anda ingin meninggalkan halaman tanpa melanjutkan aksi saat ini.

Perbedaan praktis:

1. Draft menyimpan batch sebagai progres kerja internal.
2. Submit memulai alur operasional untuk batch tersebut.
3. Setelah Submit, tim pembayaran reimbursement harus mereview status akhir yang dihasilkan dan tidak boleh langsung berasumsi bahwa batch tersebut langsung masuk status Ready To Pay.

Apa yang terjadi setelah Anda klik Submit bergantung pada pengaturan perusahaan Anda:

1. Jika formulir batch pembayaran menggunakan aturan persetujuan, batch tersebut masuk ke status Pending Approval.
2. Jika tidak ada aturan persetujuan yang diwajibkan untuk batch tersebut, ia bisa langsung masuk ke status Ready To Pay.

Ini berarti pengguna tim pembayaran reimbursement harus selalu mengecek status batch setelah submit.

Untuk aksi persetujuan dan perilaku peninjauan persetujuan, lihat Panduan Persetujuan.

Review Batch yang Siap Dibayar

Buka batch dari menu Pembayaran untuk Diproses (Payments to Process) atau Batch Pembayaran (Payment Batches).

Sebelum melakukan pembayaran batch, tinjau area-area ini:

Area	Apa yang Harus Dicek
Header	Nomor batch, tanggal, status, dan jumlah total.
Description	Apakah deskripsi batch tersebut sudah sesuai dengan run pembayaran yang bersangkutan.
Batch Attachment	File pendukung untuk batch, jika digunakan.
Selected for Payment	Reimbursement yang dimasukkan ke dalam batch tersebut.
Timeline / Activity	Riwayat batch saat ini, terutama jika ia melewati proses persetujuan terlebih dahulu.

Gunakan baris reimbursement di dalam batch jika Anda perlu mengonfirmasi dokumen dasarnya sebelum menyelesaikan pembayaran.

Tandai Batch sebagai Paid

Setelah transfer selesai, buka batch tersebut dan klik Mark as Paid.

Modal paid mungkin meminta:

Field	Apa Artinya
Paid Date	Tanggal saat transfer selesai dilakukan.
Payment Proof	Unggah bukti transfer atau bukti pembayaran lainnya, jika diwajibkan oleh perusahaan Anda.

Perilaku penting:

1. Hanya batch berstatus Ready To Pay yang dapat ditandai sebagai paid.
2. Beberapa perusahaan mewajibkan bukti pembayaran (payment proof) sebelum aksi ini dapat diselesaikan.
3. Setelah batch ditandai sebagai paid, status batch berubah menjadi Paid.
4. Reimbursement di dalam batch tersebut diperlakukan sebagai sudah dibayar melalui proses batch pembayaran ini.

Praktik yang disarankan:

1. Unggah file bukti pembayaran yang jelas jika ada.
2. Gunakan tanggal transfer yang sebenarnya sebagai Paid Date.
3. Review daftar reimbursement di dalam batch tersebut sebelum Anda menyelesaikan aksi.

Status Batch Payment

Status ini membantu pengguna tim pembayaran reimbursement memahami di mana sebuah batch saat ini berada di dalam proses.

Status	Makna
Draft	Batch telah disimpan tetapi belum di-submit.
Pending Approval	Batch telah di-submit dan sedang menunggu keputusan pemberi persetujuan.
Ready To Pay	Persetujuan telah selesai, atau tidak memerlukan persetujuan, dan batch siap untuk dieksekusi pembayarannya.
Rejected	Batch ditolak dan harus direview oleh tim pembayaran reimbursement sebelum bisa dilanjutkan.
Paid	Batch sudah diselesaikan dan ditandai sebagai dibayar (paid).

Jika sebuah batch ditolak, reimbursement yang ada di dalam batch tersebut akan kembali ke tahap disetujui (approved) sehingga dapat direview dan dimasukkan ke batch lain di lain waktu.

Preview Lampiran Batch

Lampiran pada halaman batch pembayaran mengikuti perilaku preview yang sama dengan halaman reimbursement.

Itu berarti:

1. file gambar dapat dibuka di preview layar penuh,
2. file PDF dapat dibuka secara langsung jika didukung,
3. tipe file lain mungkin hanya menyediakan opsi unduh (download),
4. opsi Open in new tab (Buka di tab baru) hanya muncul jika preview didukung.

Gunakan preview saat Anda ingin memverifikasi bukti batch tanpa harus mengunduh file tersebut terlebih dahulu.

Jika Anda membutuhkan riwayat, tren, atau ekspor lintas banyak dokumen batch alih-alih menyelesaikan aksi operasional pembayaran harian, lanjutkan ke Laporan dan Audit.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak dapat melihat Batch Pembayaran atau Pembayaran untuk Diproses.	Minta administrator Anda mereview hak akses peran Anda.
Sebuah reimbursement tidak muncul saat sedang menyusun batch.	Cek apakah reimbursement tersebut sudah disetujui, sedang ada di batch aktif lain, atau memang belum tersedia untuk dibayar.
Import tidak menambahkan nomor reimbursement yang Anda harapkan.	Cek format nomor, status persetujuannya, dan apakah reimbursement tersebut sudah terhubung ke batch lain.
Aksi Submit tidak mengubah status batch ke Ready To Pay.	Batch tersebut mungkin mewajibkan persetujuan terlebih dahulu. Cek status batch setelah klik submit.
Anda tidak dapat menandai batch sebagai paid.	Pastikan batch tersebut sudah Ready To Pay dan semua field wajib, termasuk bukti pembayaran jika diharuskan, telah diisi.
Batch ditolak.	Review catatan penolakan, perbarui batch jika diperlukan, dan susun ulang proses pembayarannya.
Field bukti pembayaran tidak ada.	Perusahaan Anda mungkin tidak mensyaratkan bukti pembayaran untuk formulir batch pembayaran tersebut.
Refresh Bank Data tidak tersedia atau tidak bisa dipakai.	Cek permission dan status reimbursement. Aksi ini hanya ditujukan untuk reimbursement yang belum dibayar dan belum void.
Anda perlu tahu bagaimana pemberi persetujuan mereview batch.	Lihat Panduan Persetujuan untuk aksi persetujuan reimbursement dan batch.