Panduan Persetujuan

Gunakan bab ini saat ditugaskan meninjau dokumen. Anda dapat meninjau reimbursement, batch pembayaran, pengajuan Kas Bon, realisasi Kas Bon, atau beberapa di antaranya. Setiap konteks memerlukan akses persetujuan sendiri; jabatan atau penugasan saja tidak memberikannya.

1

Buka antrean persetujuan yang sesuai

2

Tinjau tujuan dan nominal

3

Periksa bukti serta tahap saat ini

4

Setujui atau tolak dengan alasan

5

Lanjutkan ke dokumen tertunda berikutnya

Menu Persetujuan

Menu di Persetujuan	Keputusan Anda
Persetujuan Reimbursement	Apakah klaim biaya yang dikirim dapat dilanjutkan.
Persetujuan Batch Pembayaran	Apakah kelompok reimbursement yang disetujui siap diproses pembayarannya.
Approval Pengajuan Kas Bon	Apakah dana yang diminta dapat dicairkan perusahaan.
Approval Realisasi Kas Bon	Apakah biaya aktual dan saldo yang dihasilkan dapat diterima.
Alihkan Persetujuan	Pemantauan dan pengalihan, bukan keputusan persetujuan. Lihat Delegasi dan Alihkan Persetujuan.

Gunakan antrean yang sesuai dengan tugas atau tautan tugas dashboard. Jika menu tidak tersedia, periksa perusahaan dan minta administrator meninjau akses persetujuan terkait.

Tinjau Dokumen Pertama Anda

1. Buka antrean persetujuan yang sesuai dan cari nomor dokumen.
2. Buka detailnya. Baca tujuan bisnis dan kenali pemohonnya.
3. Bandingkan nominal serta rincian biaya dengan struk, invoice, atau bukti lain.
4. Periksa Daftar Persetujuan dan tahap Menunggu saat ini. Keputusan sebelumnya dan rencana tahap berikutnya tidak sama dengan tugas yang dapat Anda putuskan sekarang.
5. Pilih Setuju jika dapat diterima, atau Reject (tolak) dengan penjelasan koreksi yang diperlukan.

Hanya pengguna yang ditugaskan dengan akses terkini yang dapat memutuskan tahap tertunda saat ini. Melihat dokumen tidak otomatis memberi hak memutuskan. Jika halaman menyatakan dokumen berubah, muat ulang dan periksa apakah keputusan masih diperlukan sebelum mencoba kembali.

Persetujuan Reimbursement

Buka Persetujuan > Persetujuan Reimbursement. Gunakan filter yang tersedia, seperti nomor/kata kunci, formulir, posisi, tanggal, nominal, atau pemohon. Buka klaim untuk diperiksa, bukan memutuskan hanya dari nominal daftar.

Buka Reimbursement dalam Mode Peninjauan

Periksa tanggal klaim, posisi, deskripsi, kategori dan nominal biaya, field tambahan, lampiran, serta riwayat persetujuan. Informasi klaim terakhir membantu mengenali hal yang perlu diperiksa lebih lanjut; nominal serupa tidak membuktikan duplikasi.

Setujui atau Tolak Reimbursement

Setuju mencatat keputusan Anda. Jika keputusan wajib lainnya belum selesai, klaim melanjutkan persetujuan; setelah seluruh tahap wajib selesai, status menjadi Siap untuk Pembayaran. Persetujuan bukan transfer bank.

Reject (tolak) memerlukan alasan bermakna minimal tiga karakter. Catatan persetujuan bersifat opsional. Jelaskan perbaikan yang perlu dilakukan pemohon, bukan hanya menyatakan klaim salah.

Timeline Persetujuan dan Riwayat

Daftar Persetujuan menunjukkan pengirim, keputusan selesai, tahap tertunda saat ini, komentar, dan tahap berikutnya. Nama aturan juga dapat ditampilkan jika perusahaan mengaktifkannya.

Buka Pencarian penyetuju saat pengajuan jika tersedia untuk melihat bagaimana pilihan dinamis, seperti Supervisor atau PIC Posisi Teratas, ditentukan saat dokumen dikirim. Penelusuran ini menjelaskan alur tersimpan; bukan editor aturan dan tidak menggantikan pemeriksaan akses terkini.

Pengguna tanpa akses persetujuan dapat tetap ditugaskan dengan peringatan; minta administrator menyelesaikan aksesnya, bukan menganggap tahap otomatis disetujui. Pengaturan aturan dan simulasi dibahas di Konfigurasi Formulir Reimbursement dan Konfigurasi Kas Bon.

Pada Reimbursement, tahap yang dilewati dapat terjadi karena tidak ada pihak tersisa setelah mengeluarkan pemohon atau penerima yang berulang. Ini bukan catatan bahwa pemohon sudah memberikan persetujuan. Pada tahap pemohon OR pihak lain, pihak lain tersebut tetap wajib memutuskan. Baca penugasan tersimpan serta tahap yang sedang menunggu; perubahan aturan tidak langsung membentuk ulang dokumen lama yang masih menunggu. Pemeriksaan pemohon yang dipilih sebagai pemberi persetujuan pada Kas Bon berbeda, seperti dijelaskan pada bab konfigurasinya.

Persetujuan Batch Pembayaran

Buka Persetujuan > Persetujuan Batch Pembayaran. Periksa total batch, tujuan, reimbursement yang tercakup, bukti lampiran, dan rekening sebelum memutuskan.

Setujui atau Tolak Batch Pembayaran

Setujui melanjutkan proses persetujuan batch yang diwajibkan. Persetujuan akhir membuat batch Siap Bayar: siap diproses tim pembayaran reimbursement melalui bank/channel eksternal perusahaan, bukan otomatis ditransfer.

Tolak memerlukan alasan bermakna minimal tiga karakter. Pembuat batch/tim pembayaran yang berwenang dapat memperbaiki batch ditolak dan mengirim ulang. Lihat Operasional Pembayaran dan Batch Payment untuk pemrosesan, export, dan pencatatan pembayaran.

Persetujuan Pengajuan Kas Bon

Buka Persetujuan > Approval Pengajuan Kas Bon. Periksa tanggal kegiatan, tujuan bisnis, nominal yang diminta, estimasi, lampiran pengajuan, dan tahap persetujuan pengajuan saat ini.

Setuju menerima tahap pengajuan Anda saat ini. Sesudah persetujuan akhir, pengajuan siap dicairkan perusahaan. Reject (tolak) memerlukan penjelasan dan mengembalikan pengajuan untuk diperbaiki/dikirim ulang. Komentar persetujuan bersifat opsional.

Persetujuan pengajuan tidak menyetujui biaya aktual berikutnya atau mencatat pencairan. Pemohon mengikuti Panduan Pengguna Kas Bon; tim berwenang mencatat dana melalui Pengelolaan Dana Kas Bon.

Persetujuan Realisasi Kas Bon

Buka Persetujuan > Approval Realisasi Kas Bon. Periksa revisi aktif, tanggal/kategori/nominal biaya aktual, struk, dan perkiraan selisih terhadap pencairan bersih. Jangan menganggap perkiraan sebagai kewajiban resmi sebelum realisasi disetujui.

Setuju menerima biaya aktual melalui tahap wajib yang tersisa. Setelah persetujuan selesai, hasilnya dapat memerlukan pengembalian pengguna, pembayaran tambahan perusahaan, atau selesai tanpa saldo. Reject (tolak) memerlukan penjelasan; pemohon dapat memperbaiki dan mengirim ulang realisasi aktif.

Hanya revisi aktif saat ini yang dapat diputuskan. Meninjau revisi sebelumnya tidak memberi hak memutuskan revisi tersebut. Komentar penolakan Kas Bon tidak boleh kosong; tulis penjelasan yang membantu, bukan sekadar mengikuti panjang minimum.

Navigasi Antrean Peninjauan

Membuka dokumen dari antrean persetujuan mempertahankan konteks antrean tersebut. Gunakan kontrol kiri/kanan jika tersedia untuk melihat dokumen di sekitarnya. Setelah keputusan reimbursement atau batch pembayaran, alur melanjutkan ke dokumen tertunda berikutnya, lalu sebelumnya jika diperlukan, atau kembali ke antrean jika kosong. Halaman Kas Bon juga menyediakan navigasi dokumen sekitar sesuai konteks; sesudah memutuskan, lanjutkan melalui antrean yang tersisa atau tugas dashboard.

Jangan menganggap panah mengikuti Reimbursement Saya atau daftar umum perusahaan ketika Anda membuka antrean persetujuan. Filter dan akses menentukan konteks yang tersedia.

Tautan Email dan Perubahan Penugasan

Tautan email persetujuan adalah pintasan menuju tugas tertentu, bukan izin permanen. Tautan dapat berhenti berlaku setelah kedaluwarsa, keputusan, pengalihan, pengiriman ulang, pembatalan, atau perubahan akses.

Jika tautan tidak berlaku, login ke perusahaan dan buka antrean persetujuan terkait. Periksa dokumen serta penugasan terbaru. Jangan memakai tautan lama untuk mengulangi keputusan atau meminta pengguna lain memakai tautan Anda. Minta bantuan akses jika tugas masih ditugaskan kepada Anda tetapi tidak dapat dibuka.

Kendala Umum

Kendala	Yang Perlu Dilakukan
Tidak ada tindakan Setuju/Reject	Periksa tahap tertunda saat ini, penugasan, revisi aktif, dan akses persetujuan.
Tanggal atau tutup periode memblokir keputusan	Periksa tanggal yang ditunjukkan dan hubungi administrator.
Orang ditugaskan tetapi tidak memiliki akses	Minta administrator memberi akses persetujuan terkait atau mengalihkan dengan tepat.
Batch disetujui tetapi belum dibayar	Siap Bayar adalah persiapan pembayaran eksternal, bukan pelaksanaan transfer.
Kas Bon disetujui tetapi masih ada tugas	Bedakan persetujuan pengajuan, pencairan, persetujuan realisasi, dan penyelesaian saldo.
Anda akan tidak hadir	Gunakan Delegasi dan Alihkan Persetujuan, bukan membagikan kredensial.

Selanjutnya: ikuti bab pembayaran atau pengelolaan dana Kas Bon hanya jika peran Anda juga melakukan tugas tersebut.