Panduan Persetujuan

Bab ini menjelaskan cara penyetuju mereview pengajuan reimbursement dan batch pembayaran. Gunakan panduan ini jika peran Anda bertugas menyetujui reimbursement karyawan, batch finance, atau keduanya.

Sebuah persetujuan biasanya mengikuti alur ini:

1

Buka daftar persetujuan

2

Review dokumen

3

Cek lampiran dan detail

4

Setujui atau tolak

5

Lanjut ke item berikutnya

Jika Anda tidak melihat menu persetujuan, peran Anda mungkin tidak memiliki hak akses persetujuan. Tanyakan kepada administrator Anda untuk memeriksa kembali hak akses peran Anda.

Menu Persetujuan

Area persetujuan biasanya berisi menu-menu ini:

Menu	Apa yang Ditampilkannya
Persetujuan Reimbursement	Dokumen reimbursement yang sedang menunggu keputusan Anda.
Persetujuan Batch Pembayaran	Dokumen batch pembayaran yang sedang menunggu keputusan Anda.
Alihkan Persetujuan	Alat pemantauan dan pengalihan untuk administrator atau manajer persetujuan. Lihat Delegasi dan Alihkan Persetujuan.

Gunakan menu persetujuan saat Anda ingin menyelesaikan antrean Anda secara berurutan. Jika dashboard atau notifikasi Anda juga menampilkan item yang tertunda, menu persetujuan tetap merupakan tempat paling jelas untuk mereviewnya.

Persetujuan Reimbursement

Buka menu Persetujuan > Persetujuan Reimbursement (Approvals > Reimbursement Approvals).

Daftar ini menampilkan dokumen reimbursement yang saat ini ditugaskan kepada Anda.

Kolom umum:

Kolom	Arti
Action	Membuka halaman detail dokumen.
Date	Tanggal reimbursement.
Number	Nomor dokumen.
Reimbursement Type	Formulir reimbursement yang digunakan oleh pembuat.
Position	Posisi pembuat.
Amount	Jumlah total reimbursement.
Status	Tahap persetujuan dokumen saat ini.
User	Karyawan yang mengajukan reimbursement.
Current Approval	Approver yang saat ini bertanggung jawab atas dokumen tersebut.

Gunakan area filter saat Anda perlu menyaring daftar berdasarkan kata kunci, formulir, posisi, tanggal, status, jumlah, atau pembuat.

Membuka Reimbursement dalam Mode Review

Klik ikon mata pada daftar persetujuan untuk membuka reimbursement tersebut.

Saat Anda membuka sebuah reimbursement dari menu persetujuan, halamannya akan tetap berada dalam konteks persetujuan. Hal ini membantu Anda memproses persetujuan yang tertunda tanpa kehilangan posisi Anda dalam antrean.

Pada halaman detail reimbursement, periksa bagian-bagian ini dengan seksama:

Area	Apa yang Harus Dicek
Header	Nomor dokumen, status saat ini, dan formulir reimbursement.
Amount and Position	Apakah jumlah dan posisi pembuat sesuai dengan jalur persetujuan yang diharapkan.
Description	Tujuan bisnis dari klaim tersebut.
Attachments	Struk, invoice, dan bukti pendukung.
Expense Details	Kategori biaya, jumlah, dan deskripsi baris biaya.
Approval List / Timeline	Penyetuju sebelumnya, penyetuju berikutnya, dan aturan persetujuan yang saat ini digunakan.

Bergantung pada pengaturan perusahaan, dokumen tersebut mungkin juga menampilkan nama aturan persetujuan di halaman detailnya.

Menyetujui atau Menolak Reimbursement

Dari halaman peninjauan reimbursement, gunakan tombol aksi di bagian bawah:

Aksi	Apa yang Dilakukannya
Approve	Memajukan reimbursement ke tahap persetujuan berikutnya, atau menyelesaikan persetujuan jika ini adalah tahap akhir.
Reject	Menghentikan alur persetujuan dan mengembalikan dokumen dengan status ditolak.

Perilaku penting:

1. Anda boleh menambahkan catatan saat menyetujui, tetapi catatan persetujuan (approve note) bersifat opsional.
2. Tolak (Reject) mewajibkan alasan. Komentar penolakan yang terlalu singkat tidak dapat diterima.
3. Jika ini bukan tahap persetujuan akhir, dokumen maju ke penyetuju berikutnya.
4. Jika ini adalah tahap persetujuan akhir, reimbursement menjadi disetujui (approved) dan dapat dilanjutkan ke pembayaran.

Sebuah reimbursement dapat melewati status-status terkait persetujuan berikut:

Status	Makna
Pending	Menunggu penyetuju saat ini.
Partial Approved	Satu atau lebih tahap persetujuan telah selesai, tetapi masih ada penyetuju lanjutan yang diwajibkan.
Approved	Semua persetujuan yang diwajibkan telah selesai.
Rejected	Persetujuan ditolak dan pembuat klaim harus memperbaiki atau mengajukan ulang jika diperbolehkan.

Navigasi Antrean Review

Saat Anda membuka sebuah dokumen dari Persetujuan Reimbursement (Reimbursement Approvals), halaman tersebut menyimpan konteks antrean persetujuan.

Itu berarti:

1. Navigasi antrean kiri dan kanan mengikuti item persetujuan, bukan daftar reimbursement umum.
2. Setelah Anda menyetujui atau menolak dokumen dari mode persetujuan, sistem secara otomatis membuka persetujuan tertunda berikutnya jika masih ada.
3. Jika tidak ada item berikutnya, sistem mencoba membuka item sebelumnya.
4. Jika antrean Anda kosong, sistem akan mengembalikan Anda ke daftar persetujuan.

Perilaku ini berbeda jika Anda membuka reimbursement dari menu Reimbursement Saya, Reimbursement Tim, atau Semua Reimbursement, di mana halaman bertindak seperti halaman detail dokumen biasa.

Timeline dan Riwayat Persetujuan

Halaman detail reimbursement juga berfungsi sebagai timeline persetujuan.

Gunakan timeline tersebut untuk memahami:

Item Timeline	Informasi yang Diberikan
Submitted By	Siapa yang mengajukan reimbursement dan kapan.
Approved Step	Approver mana yang sudah menyetujui.
Pending Step	Approver mana yang masih perlu mengambil tindakan.
Rejected Step	Tahap mana yang menolak reimbursement.
Notes	Catatan persetujuan atau alasan penolakan yang dimasukkan selama proses berlangsung.

Ini membantu penyetuju mengambil keputusan dengan cepat tanpa harus berpindah ke laporan lain.

Persetujuan Batch Pembayaran

Buka menu Persetujuan > Persetujuan Batch Pembayaran (Approvals > Payment Batch Approvals).

Daftar ini menampilkan dokumen batch pembayaran yang sedang menunggu keputusan Anda.

Kolom umum:

Kolom	Arti
Action	Membuka halaman detail batch pembayaran.
Date	Tanggal batch pembayaran.
Number	Nomor batch pembayaran.
Total	Jumlah total uang di dalam batch tersebut.
Status	Status persetujuan batch saat ini.
Description	Ringkasan atau catatan untuk batch tersebut.
Created At / Last Updated At	Timestamp jejak audit (audit trail) untuk batch.

Gunakan area filter untuk menyaring daftar berdasarkan kata kunci, tanggal, status, atau jumlah.

Membuka Batch Payment dalam Mode Review

Klik ikon mata untuk membuka batch tersebut.

Sebelum menyetujui sebuah batch pembayaran, periksa:

Area	Apa yang Harus Dicek
Header	Nomor batch, tanggal, status, dan jumlah total.
Description	Alasan atau ringkasan dari batch tersebut.
Batch Attachment	File pendukung batch, file import, atau lampiran finance.
Selected For Payment	Daftar reimbursement yang dimasukkan ke dalam batch.
Approval List / Timeline	Tahapan persetujuan yang sudah selesai maupun yang masih tertunda untuk batch ini.

Jika diperlukan, buka salah satu baris reimbursement yang ada di dalam batch untuk mereview dokumen dasarnya sebelum Anda menyetujui batch tersebut.

Menyetujui atau Menolak Batch Payment

Dari halaman peninjauan batch pembayaran, gunakan tombol aksi di bawah:

Aksi	Apa yang Dilakukannya
Approve	Memajukan batch ke tahap persetujuan berikutnya, atau menandainya sebagai Ready To Pay (Siap Dibayar) jika ini adalah tahap persetujuan akhir.
Reject	Menolak batch pembayaran.

Perilaku penting:

1. Catatan persetujuan bersifat opsional.
2. Tolak (Reject) mewajibkan alasan.
3. Jika masih diperlukan tahap persetujuan lain, batch tetap berada dalam status approval dan maju ke penyetuju berikutnya.
4. Jika ini adalah tahap persetujuan akhir, batch menjadi Ready To Pay.
5. Jika sebuah batch pembayaran ditolak, reimbursement yang ada di dalam batch tersebut akan kembali ke status disetujui (approved) sehingga dapat direview dan dimasukkan ke batch lain di kemudian hari.

Status persetujuan batch yang umum:

Status	Makna
Pending Approval	Menunggu salah satu penyetuju batch yang diwajibkan.
Ready To Pay	Persetujuan batch telah selesai dan batch siap untuk dieksekusi pembayarannya.
Rejected	Batch ditolak dan harus ditinjau kembali oleh finance.
Paid	Batch sudah dibayarkan.

Persetujuan dari Email atau Notifikasi

Beberapa perusahaan juga memberi tahu penyetuju melalui email atau notifikasi di dalam aplikasi.

Jika Anda membuka sebuah dokumen dari tautan notifikasi, sistem mungkin tetap akan membawa Anda ke dalam konteks persetujuan. Jika Anda tidak yakin, kembalilah ke menu persetujuan dan lanjutkan dari sana.

Gunakan menu persetujuan jika:

1. Anda ingin memproses item satu per satu.
2. Anda ingin item persetujuan berikutnya terbuka otomatis setelah Anda mengambil keputusan.
3. Anda tidak ingin kehilangan konteks antrean peninjauan.

Kapan Menggunakan Alihkan Persetujuan

Jika sebuah persetujuan terhenti karena penyetuju yang ditugaskan tidak tersedia, jangan mencoba mengakali hal ini dari halaman dokumen.

Sebagai gantinya, mintalah administrator atau manajer persetujuan yang tepat untuk menggunakan fitur Alihkan Persetujuan (Reassign Approvals). Proses tersebut dijelaskan dalam bab Delegasi dan Alihkan Persetujuan.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak melihat menu persetujuan.	Minta administrator Anda untuk mengecek hak akses peran Anda.
Sebuah dokumen tidak ada di daftar persetujuan Anda.	Dokumen tersebut mungkin milik penyetuju lain, sedang di tahap persetujuan lain, atau berada di akun perusahaan yang berbeda.
Anda tidak bisa menolak sebuah dokumen.	Masukkan alasan penolakan yang jelas; penolakan mewajibkan komentar.
Orang yang salah menerima persetujuan.	Minta administrator untuk mereview hierarki posisi, pengaturan supervisor/PIC, dan urutan aturan persetujuan.
Halaman persetujuan terbuka seperti halaman dokumen biasa.	Buka kembali dari menu persetujuan agar halaman tetap berada dalam konteks persetujuan.
Item berikutnya tidak terbuka setelah persetujuan.	Antrean Anda mungkin sudah kosong, sehingga sistem mengembalikan Anda ke daftar persetujuan.
Sebuah batch pembayaran belum seharusnya disetujui.	Buka dan periksa dulu reimbursement yang ada di dalamnya dan tinjau lampiran batch atau catatan finance.
Sebuah persetujuan terhenti karena seseorang tidak aktif atau tidak tersedia.	Minta administrator untuk menggunakan Alihkan Persetujuan atau alat pendelegasian.