Setup Awal

Bab ini menjelaskan langkah-langkah konfigurasi setelah Company Onboarding selesai. Ini mencakup data master, manajemen pengguna, dan konfigurasi sistem yang harus disiapkan sebelum karyawan mulai mengajukan reimbursement.

Jika Anda baru saja menyelesaikan Company Onboarding, ikuti bab ini dari atas ke bawah. Jika perusahaan Anda sudah dikonfigurasi dan Anda perlu mengubah pengaturan tertentu, gunakan tautan bagian untuk melompat ke area yang relevan.

Urutan Setup yang Disarankan

Melakukan setup dengan urutan yang benar mencegah opsi yang terlewat dan alur persetujuan yang terputus.

Langkah	Menu	Apa yang Harus Dilakukan
1	Master Data	Buat posisi, kategori biaya, dan bank.
2	Manajemen Pengguna	Buat peran, tambahkan pengguna, dan tetapkan posisi.
3	Konfigurasi	Konfigurasi pengaturan perusahaan, formulir reimbursement, Formulir Batch Payment, kalender kerja, dan tutup periode.
4	Verifikasi	Ajukan sampel reimbursement dan pastikan alur persetujuan berjalan dengan benar.

Mengikuti urutan ini penting karena:

• Pengguna membutuhkan posisi sebelum mereka bisa ditempatkan di struktur perusahaan.
• Formulir reimbursement bergantung pada kategori biaya karena karyawan memilih kategori biaya di setiap baris detail reimbursement.
• Aturan persetujuan membutuhkan posisi dan pengguna sebelum dapat merutekan dokumen dengan benar.

1. Data Master

Data master adalah data referensi bersama yang digunakan di seluruh aplikasi. Siapkan ini sebelum membuat pengguna dan mengkonfigurasi formulir.

Data Master terletak di sidebar di bawah menu Master Data. Di dalamnya terdapat tiga sub-menu: Posisi, Kategori Biaya, dan Bank.

Perbedaan penting:

• Kategori Biaya adalah data master untuk baris detail biaya seperti Transportasi, Hotel, atau Konsumsi.
• Formulir Reimbursement adalah formulir klaim yang dipilih karyawan di awal, seperti Klaim Umum atau Klaim Perjalanan.

Posisi

Buka menu Master Data → Posisi.

Posisi merepresentasikan struktur perusahaan. Ini menentukan di mana setiap pengguna berada dalam organisasi dan memengaruhi rute persetujuan.

Struktur posisi yang jelas membuat aturan persetujuan lebih mudah dipahami dan dikelola. Contoh:

Chief Executive Officer
+-- Finance Manager
|   +-- Finance Staff
+-- Operations Manager
|   +-- Operations Team Lead
|       +-- Operations Staff
+-- Internal Auditor

Setiap posisi dapat memiliki:

Properti	Arti
Nama	Nama posisi, seperti Finance Manager atau Operations Staff.
Kode	Identifier singkat untuk posisi tersebut.
Posisi induk (Parent position)	Posisi tepat di atasnya dalam hierarki.
PIC (Person In Charge)	Pengguna yang bertanggung jawab untuk posisi ini. Digunakan oleh aturan persetujuan berbasis PIC.
Aktif / Nonaktif	Mengontrol apakah posisi dapat ditetapkan ke pengguna.

Langkah setup yang disarankan:

1. Buat posisi tingkat teratas (top-level) terlebih dahulu, misalnya Chief Executive Officer.
2. Buat posisi tingkat manajer di bawah posisi teratas.
3. Buat posisi tingkat staf di bawah setiap manajer.
4. Tetapkan PIC untuk posisi yang membutuhkan penyetuju yang bertanggung jawab.
5. Nonaktifkan posisi yang tidak lagi dibutuhkan daripada menghapusnya, terutama jika posisi tersebut memiliki pengguna atau riwayat persetujuan.

Istilah penting yang digunakan dalam aturan persetujuan:

Istilah	Arti
Supervisor	PIC dari posisi tepat di atas posisi pembuat reimbursement.
PIC Posisi Teratas	PIC yang ditetapkan ke posisi tertinggi di dalam cabang posisi pembuat reimbursement.

Kategori Biaya

Buka menu Master Data → Kategori Biaya.

Kategori biaya mengklasifikasikan jenis biaya yang diklaim karyawan. Saat pengguna menambahkan baris biaya di dalam reimbursement, mereka memilih kategori biaya untuk mendeskripsikan biaya tersebut.

Contoh: Transportasi, Akomodasi, Konsumsi, Peralatan Kantor, Medis.

Aksi	Apa yang Dilakukannya
Buat	Menambahkan kategori biaya baru.
Edit	Memperbarui nama kategori.
Aktifkan / Nonaktifkan	Mengontrol apakah kategori muncul saat pengguna membuat detail reimbursement.
Hapus	Menghapus kategori hanya jika belum pernah digunakan dalam reimbursement apa pun.

Praktik yang disarankan:

1. Jaga nama kategori tetap singkat dan jelas agar karyawan bisa memilih dengan cepat.
2. Nonaktifkan kategori lama daripada menghapusnya. Reimbursement historis yang menggunakan kategori tersebut akan tetap bisa dibaca.
3. Tinjau daftar kategori secara berkala agar karyawan hanya melihat opsi yang relevan.

Bank

Buka menu Master Data → Bank.

Data master bank menyediakan daftar bank yang dapat dipilih pengguna saat mengisi informasi rekening bank mereka. Ini juga digunakan dalam pemrosesan pembayaran.

Aksi	Apa yang Dilakukannya
Buat	Menambahkan bank baru.
Edit	Memperbarui nama atau kode bank.
Aktifkan / Nonaktifkan	Mengontrol apakah bank muncul di profil pengguna dan formulir pembayaran.
Hapus	Menghapus bank hanya jika belum digunakan oleh pengguna atau reimbursement apa pun.

Praktik yang disarankan:

1. Buat bank yang umum digunakan oleh karyawan dan tim finance.
2. Nonaktifkan bank yang tidak lagi relevan daripada menghapusnya.

2. Manajemen Pengguna

Manajemen Pengguna mengontrol siapa yang dapat mengakses aplikasi dan apa yang dapat mereka lakukan. Terletak di sidebar di bawah menu User Management dan berisi dua sub-menu: Peran dan Pengguna.

Peran

Buka menu User Management → Peran.

Sebuah peran (role) menentukan menu dan aksi apa yang dapat diakses pengguna. Setiap pengguna harus memiliki tepat satu peran.

Aplikasi dilengkapi dengan peran bawaan. Contoh umum:

Peran	Akses Tipikal
Administrator	Akses penuh ke setup perusahaan, manajemen pengguna, dan semua data reimbursement.
Reimbursement Creator	Dapat membuat dan melacak reimbursement mereka sendiri.
Team Reimbursement Lead	Sama seperti Reimbursement Creator, plus bisa melihat reimbursement dari anggota tim dalam hierarki posisinya.
Reimbursement Admin	Dapat mengelola semua reimbursement, memproses pembayaran, dan menangani batch pembayaran. Umumnya digunakan oleh tim finance.

Saat mengedit peran, tinjau akses menu dan izin aksi. Beberapa menu memiliki aksi tambahan seperti buat, edit, hapus, ekspor, setujui, atau proses pembayaran.

Praktik yang disarankan:

1. Tinjau peran bawaan sebelum membuat peran baru. Peran bawaan mencakup skenario penggunaan umum.
2. Buat peran baru hanya jika peran yang ada tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.
3. Berikan setiap pengguna akses minimum yang mereka perlukan untuk bekerja.
4. Setelah menetapkan peran ke pengguna, login dengan akun pengguna tersebut untuk memastikan menu dan aksinya sudah benar.

Pengguna

Buka menu User Management → Pengguna.

Pengguna (user) adalah akun yang dapat login ke aplikasi. Setiap pengguna dapat mengajukan reimbursement, menyetujui dokumen, atau memproses pembayaran bergantung pada peran mereka.

Field	Apa yang Dikontrolnya
Full Name	Nama tampilan pengguna di seluruh aplikasi.
Email	Digunakan untuk login dan notifikasi email.
Role (Peran)	Menentukan menu dan aksi apa yang dapat diakses pengguna.
Position (Posisi)	Menempatkan pengguna dalam struktur perusahaan. Memengaruhi rute persetujuan.
Bank account	Informasi bank pengguna, digunakan saat memproses pembayaran reimbursement.
Active / Inactive	Mengontrol apakah pengguna dapat login.

Posisi sangat penting karena aturan persetujuan dapat menggunakan logika supervisor atau PIC. Jika pengguna ditetapkan pada posisi yang salah, persetujuan mungkin masuk ke orang yang salah.

Contoh pemetaan pengguna-ke-posisi untuk perusahaan kecil:

Pengguna	Peran	Posisi	Tujuan
Company administrator	Administrator	Chief Executive Officer	Setup perusahaan dan administrasi.
Finance manager	Reimbursement Admin	Finance Manager	Menyetujui pembayaran dan mengelola batch pembayaran.
Finance staff	Reimbursement Admin	Finance Staff	Mendukung pemrosesan pembayaran.
Operations manager	Team Reimbursement Lead	Operations Manager	Menyetujui reimbursement tim.
Team lead	Reimbursement Creator	Operations Team Lead	Persetujuan atasan langsung.
Employee	Reimbursement Creator	Operations Staff	Mengajukan reimbursement.

Ketika seorang karyawan keluar dari perusahaan atau untuk sementara harus kehilangan akses, ubah status mereka menjadi Inactive daripada menghapus akunnya. Ini menjaga riwayat reimbursement dan persetujuan mereka.

Import Pengguna

Gunakan import pengguna (import user) jika Anda perlu membuat banyak pengguna sekaligus daripada menambahkannya satu per satu.

1. Buka menu User Management → Pengguna.
2. Klik Import dan unduh template import.
3. Isi nama pengguna, email, peran, posisi, dan detail wajib lainnya di dalam template.
4. Unggah template yang sudah diisi.
5. Tinjau kesalahan validasi apa pun yang muncul setelah diunggah.
6. Konfirmasikan bahwa pengguna yang diimpor memiliki peran dan posisi yang benar.

Masalah umum saat import:

Masalah	Apa yang Harus Dicek
Role not found	Pastikan nama peran di template sama persis dengan peran yang sudah ada.
Position not found	Pastikan nama posisi di template sama persis dengan posisi yang sudah ada.
Duplicate email	Email mungkin sudah terdaftar. Cek daftar pengguna yang ada.
Missing required field	Isi semua kolom yang wajib di template sebelum mengunggah.

3. Konfigurasi

Konfigurasi mengontrol bagaimana perusahaan menggunakan fitur reimbursement dan pembayaran. Terletak di sidebar di bawah menu Configuration.

Pengaturan Perusahaan

Buka menu Configuration → Settings.

Pengaturan perusahaan (company settings) mendefinisikan informasi dasar perusahaan dan branding.

Pengaturan	Tujuan
Informasi perusahaan	Nama, alamat, dan detail lain yang ditampilkan di dokumen dan profil perusahaan.
Logo header	Ditampilkan di bilah atas aplikasi.
Logo login	Ditampilkan di halaman login perusahaan.
Bahasa dan pengaturan regional	Mengontrol bahasa tampilan bawaan dan preferensi regional.

Field Tambahan

Buka menu Configuration → Field Tambahan.

Field tambahan (custom fields) menambahkan input ekstra pada formulir reimbursement atau batch payment. Gunakan jika field standar tidak cukup.

Contoh:

Nama Field	Tipe	Skenario Penggunaan
Kode Proyek	Text	Melacak biaya berdasarkan proyek.
Nama Klien	Text	Mengidentifikasi biaya terkait klien.
Tanggal Perjalanan Dinas	Date	Mencatat periode perjalanan dinas.
Dokumen Pendukung	File	Mengunggah dokumen tambahan yang bukan bagian dari lampiran utama.

Praktik yang disarankan:

1. Buat field tambahan hanya jika field standar tidak menutupi kebutuhan Anda.
2. Tandai field sebagai wajib (required) hanya jika setiap pengajuan harus menyertakannya.
3. Gunakan nama field yang sederhana agar pengguna mengerti apa yang harus diisi.
4. Sebelum menghapus field tambahan, cek apakah field tersebut sudah digunakan pada formulir, aturan persetujuan, atau dokumen yang ada.

Formulir Reimbursement

Buka menu Configuration → Formulir Reimbursement.

Formulir reimbursement mendefinisikan jenis klaim yang dapat diajukan karyawan. Formulir pertama sudah dibuat selama proses onboarding. Anda dapat mengedit formulir tersebut atau membuat formulir tambahan di sini. Bagian ini memberikan gambaran umum setup. Untuk konfigurasi mendetail tentang penomoran, instruksi, dan aturan persetujuan, lanjutkan ke bab Konfigurasi Reimbursement.

Setiap formulir mengontrol:

Pengaturan	Tujuan
Nama dan deskripsi	Membantu karyawan memilih formulir yang benar saat membuat reimbursement.
Ikon	Membantu karyawan mengenali formulir di menu pembuatan.
Prioritas	Mengontrol urutan tampilan formulir di menu.
Aktif / Nonaktif	Mengontrol apakah formulir dapat digunakan untuk pengajuan baru.
Read-only date	Mencegah karyawan mengubah tanggal. Sistem mengaturnya secara otomatis.
Read-only position	Menggunakan posisi karyawan secara otomatis dan mencegah perubahan manual.
Attachment required	Mewajibkan karyawan mengunggah setidaknya satu lampiran sebelum submit.
Penomoran dokumen	Mengontrol format nomor reimbursement (awalan, nomor urut, akhiran, dan periode reset).
Field tambahan	Menambahkan field ekstra dari daftar field tambahan (custom fields).
Instruksi	Menampilkan teks panduan kepada karyawan sebelum mereka submit.
Aturan persetujuan	Mendefinisikan siapa yang harus menyetujui reimbursement yang diajukan menggunakan formulir ini.

Penomoran Dokumen

Setiap reimbursement mendapat nomor dokumen yang unik. Formatnya diatur per formulir.

Bagian	Contoh	Arti
Awalan (Prefix)	GEN-2604-	Mengidentifikasi formulir dan periode.
Nomor urut	00001	Bertambah secara otomatis untuk setiap dokumen baru.
Akhiran (Suffix)	(opsional)	Teks ekstra di belakang nomor.

Gunakan field preview untuk mengecek bagaimana nomor dokumen akan terlihat sebelum menyimpannya.

Aturan Persetujuan

Aturan persetujuan (approval rules) menentukan siapa yang mereview dan menyetujui reimbursement. Aturan bisa simpel atau bersyarat.

Contoh kebijakan:

Kondisi	Persetujuan
Semua reimbursement	Persetujuan Supervisor.
Jumlah di atas Rp 1.000.000	Persetujuan Supervisor, lalu persetujuan PIC Posisi Teratas.

Tipe penyetuju yang tersedia di aturan persetujuan:

Tipe Approver	Cara Kerjanya
Supervisor	PIC dari posisi tepat di atas posisi pembuat reimbursement.
PIC Posisi Teratas	PIC yang ditetapkan ke posisi tertinggi di dalam cabang posisi pembuat reimbursement.
Pengguna (User)	Pengguna tertentu yang dipilih sebagai penyetuju, tidak terikat struktur posisi.

Sebelum menggunakan persetujuan Supervisor atau PIC Posisi Teratas, pastikan pengaturan posisi dan penetapan PIC sudah benar di menu Master Data → Posisi.

Formulir Batch Payment

Buka menu Configuration → Formulir Batch Payment.

Formulir Batch Payment mengontrol bagaimana tim finance mengelompokkan reimbursement yang disetujui menjadi batch pembayaran. Bagian ini memberikan gambaran umum setup. Untuk alur kerja finance sehari-hari, lanjutkan ke bab Finance dan Batch Payment.

Pengaturan	Tujuan
Penomoran dokumen	Mengontrol format nomor batch pembayaran.
Field tambahan	Menambahkan field informasi ekstra ke dokumen batch pembayaran.
Import	Mendukung fitur import nomor reimbursement ke dalam batch.
Aturan persetujuan	Menentukan siapa yang menyetujui batch pembayaran sebelum bisa ditandai sebagai dibayar (paid).
Bukti pembayaran	Mendukung unggahan bukti pembayaran.

Contoh kebijakan persetujuan batch payment:

Kondisi	Persetujuan
Semua batch pembayaran	Persetujuan Finance Manager.
Jumlah batch di atas Rp 10.000.000	Persetujuan Finance Manager, lalu persetujuan CEO.

Kalender Kerja

Buka menu Configuration → Kalender Kerja.

Kalender Kerja mendefinisikan hari kerja dan hari libur perusahaan. Ini digunakan untuk proses yang bergantung pada perhitungan hari kerja, seperti laporan durasi persetujuan.

Anda dapat mengelola hari libur dengan dua cara:

Metode	Kapan Digunakan
Buat secara manual	Tambahkan libur individu atau acara perusahaan satu per satu.
Import dari template	Tambahkan banyak hari libur sekaligus, seperti libur nasional selama setahun penuh.

Praktik yang disarankan:

1. Tinjau kalender kerja setiap awal tahun.
2. Tambahkan hari libur nasional dan libur khusus perusahaan.
3. Perbarui kalender jika ada pengumuman libur bersama atau cuti bersama yang baru.

Tutup Periode

Buka menu Configuration → Tutup Periode.

Tutup Periode (Close Period) mengunci jenis transaksi tertentu untuk rentang tanggal tertentu. Biasanya digunakan oleh finance atau administrator setelah rekonsiliasi bulanan selesai.

Kunci (lock) dapat diterapkan secara terpisah untuk pembuatan/perubahan reimbursement, persetujuan reimbursement, pembuatan/perubahan batch pembayaran, dan persetujuan batch pembayaran. Contohnya, jika Januari ditutup untuk pembuatan reimbursement, pengguna tidak bisa membuat atau mengubah reimbursement dengan tanggal di bulan Januari.

Gunakan Tutup Periode dengan hati-hati karena dapat memengaruhi banyak pengguna bergantung pada jenis transaksi yang dikunci. Sebelum menutup periode, pastikan bersama tim Anda bahwa tidak ada pekerjaan tertunda untuk periode dan jenis transaksi tersebut.

4. Verifikasi Setup

Setelah menyelesaikan konfigurasi di atas, merupakan praktik yang baik untuk memverifikasi bahwa semuanya berjalan dengan benar melalui alur pengajuan yang sesungguhnya.

Langkah verifikasi yang disarankan:

1. Login menggunakan akun karyawan.
2. Buat reimbursement menggunakan salah satu formulir yang aktif.
3. Tambahkan setidaknya satu detail biaya dengan kategori biaya dan jumlah nominalnya.
4. Tambahkan lampiran jika formulir mewajibkannya.
5. Submit reimbursement tersebut.
6. Login sebagai penyetuju yang diharapkan.
7. Pastikan reimbursement muncul di antrean persetujuan.
8. Setujui atau tolak reimbursement.
9. Jika perusahaan menggunakan batch pembayaran, pastikan reimbursement yang disetujui muncul di area pemrosesan pembayaran untuk tim finance.

Jika reimbursement tidak muncul di penyetuju yang benar, cek:

• Penetapan posisi karyawan di User Management → Pengguna.
• Penetapan PIC di Master Data → Posisi.
• Aturan persetujuan di Configuration → Formulir Reimbursement.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Pengguna tidak bisa melihat sebuah menu.	Cek peran pengguna di User Management → Peran. Peran tersebut mungkin tidak punya akses ke menu tersebut.
Kategori biaya tidak muncul saat membuat reimbursement.	Cek apakah kategorinya aktif di Master Data → Kategori Biaya. Ini berbeda dari formulir reimbursement itu sendiri.
Posisi tidak bisa dihapus.	Posisi tersebut mungkin sudah ditugaskan ke pengguna atau dipakai dalam aturan persetujuan. Coba nonaktifkan saja posisinya.
Persetujuan masuk ke orang yang salah.	Cek posisi karyawan, penetapan PIC, dan aturan persetujuan pada formulir reimbursement.
Pengguna tidak bisa membuat reimbursement untuk periode tertentu.	Periode tersebut mungkin telah ditutup. Cek Configuration → Tutup Periode.
Pengguna yang diimpor salah peran atau posisi.	Edit masing-masing pengguna di User Management → Pengguna atau import ulang dengan data yang sudah diperbaiki.