Laporan dan Audit

Gunakan laporan untuk meninjau banyak dokumen, mencocokkan data, dan menyiapkan bukti audit. Laporan tidak menggantikan menu harian untuk mengajukan klaim, menyetujui pekerjaan, mencatat pembayaran, atau mengelola dana Kas Bon.

Cara Memilih Report yang Tepat

Pertanyaan Anda	Buka
Apa yang diklaim, termasuk detail biaya dan field tambahan?	Laporan > Detail Reimbursement.
Reimbursement mana yang belum selesai dan tertahan di tahap apa?	Laporan > Antrean Outstanding.
Bagaimana perkembangan batch pembayaran?	Laporan > Laporan Batch Pembayaran.
Berapa lama tahap persetujuan reimbursement/batch berlangsung?	Laporan > Timeline Persetujuan.
Kas Bon mana yang perlu ditindaklanjuti dan berapa saldonya?	Laporan > Laporan Kas Bon.
Bagaimana mengunduh PDF reimbursement dan lampiran bulanan?	Laporan > Arsip Audit.
Siapa yang mengubah data atau berhasil mengakses akun?	Riwayat Aktivitas dan Login, bukan laporan transaksi.

Peran Anda menentukan menu dan dokumen yang dapat dilihat. Mulai dari laporan yang sesuai, pilih dasar tanggal dan periode, lalu terapkan filter sebelum export. Bandingkan nilai dalam mata uang yang sama; jangan menjumlahkan mata uang berbeda seolah-olah satu nilai.

Laporan Detail Reimbursement

Buka Laporan > Detail Reimbursement.

Gunakan laporan ini untuk informasi klaim dan, jika diperlukan, kolom detail biaya/field tambahan. Pilih Dasar Tanggal terlebih dahulu: pengajuan, persetujuan, kesiapan pembayaran, pembayaran, atau pembaruan terakhir. Rentang berdasarkan tanggal pembayaran menjawab pertanyaan berbeda dari rentang berdasarkan pengajuan. Untuk status Draft dengan dasar tanggal pengajuan, waktu pembuatan dipakai agar draf tetap dapat ditemukan.

Kemudian pilih periode, posisi, pengguna, status reimbursement, status batch, kebutuhan persetujuan, atau kata kunci. Aktifkan Tampilkan Data Rincian untuk baris biaya dan Tampilkan Custom Fields untuk field tambahan. Ulangi Kolom Dokumen mengatur pengulangan informasi dokumen pada baris detail.

Data bank dapat mengikuti salinan data yang tersimpan pada dokumen, bukan profil terbaru pengguna. Ini membantu pencocokan dengan dokumen yang sebenarnya. Pembaruan rekening sebelum pemrosesan pembayaran dibahas di Operasional Pembayaran dan Batch Payment.

Laporan Antrean Outstanding

Buka Laporan > Antrean Outstanding.

Gunakan untuk menjawab “Reimbursement kita sedang menunggu di tahap apa?” Filter berdasarkan dasar tanggal, periode, posisi, pengguna, tahap antrean, dan kata kunci. Periksa pilihan status final sebelum menafsirkan item yang sudah selesai.

Reimbursement dapat menunggu persetujuan, pemrosesan pembayaran, atau tindakan berikutnya pada batch. Tahap antrean menjelaskan pekerjaan yang belum selesai; status keseluruhan saja belum tentu cukup. Gunakan menu transaksi harian untuk bertindak, bukan mengharapkan laporan memproses dokumen.

Laporan Batch Pembayaran

Buka Laporan > Laporan Batch Pembayaran.

Gunakan laporan ini untuk dokumen batch, bukan satu baris untuk setiap detail biaya reimbursement. Pilih dasar tanggal (pembuatan, pengajuan, persetujuan, atau pembayaran), periode, status, pembuat, dan kata kunci sesuai kebutuhan.

Periksa tahap/persetujuan saat ini, tanggal penting, jumlah reimbursement, dan nilai batch. Status Dibayar menunjukkan pembayaran telah dicatat di Reimburse.id setelah dilakukan melalui channel eksternal perusahaan; laporan tidak menjalankan transfer.

Untuk membuat batch, export spreadsheet operasional pembayaran, atau mencatat pembayaran, baca Operasional Pembayaran dan Batch Payment.

Laporan Timeline Persetujuan

Buka Laporan > Timeline Persetujuan.

Gunakan untuk membandingkan waktu persetujuan reimbursement dan batch pembayaran. Pilih Tipe Dokumen, Dasar Tanggal, periode, posisi, pengguna, pemberi persetujuan, dan kata kunci.

Ditugaskan Pada memakai waktu record tahap workflow dibuat. Waktu ini dapat lebih awal daripada saat tahap tersebut mulai aktif. Diproses Pada memakai waktu keputusan dicatat. Jika belum ada keputusan, filter tanggal tindakan memakai waktu pembuatan record, tetapi kolom waktu tindakan belum memiliki waktu keputusan. Tampilkan Tahap Mendatang dapat menyertakan tahap yang belum dimulai. Tahap tersebut menampilkan 0.00 pada Durasi Proses (Jam) dan - pada Kelompok Durasi; ini bukan berarti tahap selesai seketika. Tahap mendatang bukan bukti bahwa seseorang sudah menyetujui atau menolak dokumen.

Durasi proses adalah jam yang berlalu berdasarkan waktu tercatat tersebut, bukan jam kerja perusahaan atau waktu yang dipakai seseorang untuk aktif meninjau dokumen. Jangan langsung membandingkannya dengan usia dalam jam kerja pada Pengingat Transaksi.

Baris laporan mencakup waktu penugasan/tindakan, tahap, tindakan, dan durasi/kelompok SLA. Gunakan untuk analisis proses; keputusan saat ini dibahas di Panduan Persetujuan. Data Kas Bon memiliki laporan dan dataset aktivitas tersendiri di bawah.

Laporan Kas Bon

Buka Laporan > Laporan Kas Bon.

Mulai dari filter cepat untuk pekerjaan yang membutuhkan tindakan, belum dicairkan, masih outstanding, mendekati jatuh tempo, lewat jatuh tempo, menunggu verifikasi pengembalian, menunggu pembayaran kekurangan, atau selesai. Buka filter detail jika membutuhkan periode atau kelompok dokumen tertentu.

Pilih Cakupan dokumen untuk dokumen sendiri, tim, atau perusahaan sesuai izin. Cakupan tidak memperluas hak akses Anda. Pilih dasar tanggal, status/fase, pemohon, posisi, atau dasar nilai yang sesuai. Posisi yang tercatat pada dokumen dapat berbeda dari posisi pemohon saat ini.

Baca ringkasan per mata uang dengan teliti. Nilai pengajuan, nilai disetujui, dana bersih dicairkan, biaya realisasi disetujui, saldo outstanding resmi, kewajiban karyawan, dan kewajiban perusahaan menjawab pertanyaan berbeda. Proyeksi dari realisasi yang belum disetujui bukan saldo keuangan resmi.

Langkah pemohon dan pengelolaan dana ada di Panduan Pengguna Kas Bon dan Pengelolaan Dana Kas Bon.

Pilih Dataset Export Kas Bon

Buka Export, lalu pilih template untuk baris yang dibutuhkan. Nama template ditentukan perusahaan dan tidak otomatis berubah ketika bahasa antarmuka diganti; gunakan jenis dataset untuk mengenali tata letaknya.

Dataset	Arti Baris
Ringkasan	Satu baris per Kas Bon.
Detail Estimasi	Baris estimasi pada pengajuan.
Detail Realisasi	Baris biaya aktual pada realisasi.
Buku Besar Keuangan	Transaksi keuangan, termasuk pergerakan dana yang dicatat.
Riwayat Aktivitas	Aktivitas dokumen yang tercatat.

Jumlah baris berbeda antar-dataset sesuai tujuannya. Terapkan filter laporan terlebih dahulu dan pilih dataset yang tepat; export riwayat aktivitas bukan Log Perubahan per field.

Perilaku Export

Pilih export sesuai kebutuhan:

Export	Tujuan
Export dari halaman laporan	Menganalisis data terfilter pada laporan tersebut.
Template laporan pada daftar reimbursement / Batch Pembayaran	Menghasilkan baris laporan XLSX menggunakan tata letak yang dikonfigurasi.
Export Dokumen Batch Payment	Menyiapkan spreadsheet operasional untuk satu batch dan channel pembayaran eksternal. Baca Operasional Pembayaran dan Batch Payment.
Unduh Arsip Audit	Mengunduh ZIP bulanan berisi PDF reimbursement dan lampiran, bukan laporan spreadsheet.

Export tidak menambah hak akses dan tidak melakukan transfer dana. Atur filter terlebih dahulu; persempit periode jika export besar membutuhkan waktu. Pilihan laporan/detail yang berbeda menghasilkan jumlah baris berbeda.

Konfigurasi Template Laporan

Administrator yang berwenang dapat membuka Konfigurasi > Template & Ekspor > Report Reimbursement atau Report Batch Payment untuk template XLSX pada menu Export daftar terkait.

Pilih jenis laporan saat membuat template; jenis ini tidak dapat diganti ketika mengedit template yang sudah ada. Atur nama sheet, baris header awal, dan kolom. Periksa sumber field, format, lebar, perlakuan sebagai teks, dan penambahan nol pada setiap kolom sebelum menyimpan. Gunakan preview editor untuk memeriksa tata letak; aktifkan template setelah siap digunakan. Template laporan berbeda dari template Dokumen Batch Payment perusahaan untuk file pembayaran operasional.

Template laporan Kas Bon berada di Template Export Laporan Kas Bon pada kelompok konfigurasi yang sama. Lima jenis datasetnya mengikuti pilihan di atas.

Arsip Audit

Buka Laporan > Arsip Audit.

Arsip mencakup reimbursement yang memenuhi syarat, dikelompokkan menurut bulan/tahun tanggal biaya. Reimbursement draf, ditolak, dan dibatalkan tidak disertakan. Ini bukan arsip Kas Bon dan bukan pengelompokan berdasarkan tanggal pembayaran batch.

1. Pilih tahun dan bulan yang tersedia.
2. Klik Buat.
3. Tunggu selama status Sedang Disiapkan; pembuatan berjalan di latar belakang.
4. Klik Unduh setelah status Siap.
5. Kembali ke halaman ini untuk status/tautan terkini jika tautan unduhan sebelumnya tidak dapat digunakan.

Status	Arti
Belum Dibuat	Paket belum dibuat.
Sedang Disiapkan	Pembuatan sedang berlangsung; jangan berulang kali membuat paket bulan yang sama.
Siap	Paket tersedia untuk diunduh.
Gagal	Pembuatan gagal; minta administrator menyelidiki jika kesalahan terus terjadi.
Perlu Diperbarui	Data terkait berubah; buat paket baru.
Kedaluwarsa	Buat paket baru sebelum mengunduh.

Paket yang sudah dibuat kedaluwarsa 48 jam setelah pembuatan. Unduh dan simpan sesuai kebijakan retensi perusahaan; paket unduhan bukan penyimpanan permanen.

Konfigurasi Cetak Arsip Audit

Buka Konfigurasi > Template & Ekspor > Cetak Audit Archive.

Menu ini membuka satu template cetak arsip perusahaan untuk PDF reimbursement dalam arsip. Periksa tata letak/preview, lalu simpan setelah siap. Template ini terpisah dari template cetak yang dipilih pada form reimbursement dan dari template laporan spreadsheet.

Masalah Umum

Masalah	Pemeriksaan Awal
Menu tidak terlihat.	Minta administrator memeriksa hak akses peran.
Baris yang diharapkan tidak muncul.	Periksa dasar tanggal, periode, cakupan, fase/status, dan filter pengguna/posisi.
Baris export lebih banyak daripada dokumen.	Dataset detail, buku besar, atau aktivitas dapat memiliki beberapa baris per dokumen.
Timeline Persetujuan menampilkan tahap tanpa keputusan.	Periksa Tampilkan Tahap Mendatang dan dasar tanggal.
Bulan/paket arsip tidak terlihat.	Periksa tanggal biaya dan status reimbursement yang memenuhi syarat, lalu pembuatan/kedaluwarsa.
Total Kas Bon tidak sesuai perkiraan.	Periksa mata uang dan dasar nilai; bedakan proyeksi dengan saldo resmi.

Daftar pemeriksaan berdasarkan gejala ada di Pemecahan Masalah. Perubahan data dan akses akun dibahas di Riwayat Aktivitas dan Login.