Laporan dan Audit

Bab ini menjelaskan menu laporan dan audit yang digunakan untuk meninjau aktivitas reimbursement, kemajuan pembayaran, waktu persetujuan, dan arsip audit yang dapat diunduh.

Bab ini berfokus pada analisis, ekspor, dan tinjauan audit. Bab ini berbeda dengan menu operasional harian yang digunakan untuk membuat reimbursement, menyetujui dokumen, membuat batch pembayaran, atau menandai batch sebagai dibayar.

Gunakan laporan saat Anda perlu:

1. meninjau data operasional di berbagai dokumen,
2. menindaklanjuti klaim yang belum selesai atau keterlambatan pembayaran,
3. mengekspor data untuk analisis atau rekonsiliasi,
4. mengecek waktu persetujuan dan hambatan persetujuan,
5. mengunduh paket arsip audit bulanan.

Area laporan biasanya berisi menu-menu ini:

Tidak semua laporan menampilkan tingkat detail yang sama. Beberapa laporan berfokus pada riwayat dokumen, beberapa berfokus pada tahapan antrean operasional, dan yang lainnya berfokus pada pengemasan arsip atau waktu persetujuan.

Menu	Apa yang Ditampilkannya
Laporan Detail Reimbursement	Data detail reimbursement dengan informasi level dokumen dan kolom opsional untuk detail biaya/field tambahan.
Antrean Outstanding	Reimbursement yang masih menunggu di suatu tempat dalam proses operasional.
Laporan Batch Pembayaran	Pelaporan batch pembayaran lintas batch yang dibuat, di-submit, disetujui, dan dibayar.
Timeline Persetujuan	Waktu langkah persetujuan untuk reimbursement dan batch pembayaran.
Arsip Audit	Paket arsip bulanan yang disiapkan untuk audit atau penyimpanan dokumen.

Jika Anda tidak melihat sebuah menu laporan, peran Anda mungkin tidak memiliki akses ke laporan tersebut.

Gunakan menu operasional saat Anda perlu melakukan pekerjaan itu sendiri. Gunakan menu laporan dalam bab ini saat Anda perlu mereview, membandingkan, mengekspor, atau mengaudit hasil dari pekerjaan tersebut.

Laporan Detail Reimbursement

Buka menu Laporan > Laporan Detail Reimbursement (Reports > Reimbursement Detail).

Laporan ini berguna saat Anda ingin meninjau data reimbursement secara detail tanpa harus membuka dokumen satu per satu.

Skenario penggunaan tipikal:

1. mengecek riwayat reimbursement untuk seorang pengguna atau posisi,
2. meninjau timestamp persetujuan dan pembayaran,
3. mengekspor data reimbursement untuk rekonsiliasi finance,
4. meninjau lampiran, field tambahan, dan rincian detail biaya.

Filter umum:

Filter	Apa yang Dilakukannya
Date Basis	Memungkinkan Anda memutuskan tanggal mana yang harus digunakan untuk rentang laporan, seperti tanggal submit, tanggal disetujui, tanggal siap dibayar, tanggal dibayar, atau tanggal terakhir diperbarui.
Start Date / End Date	Membatasi periode laporan.
Reimbursement Type	Menyaring berdasarkan formulir reimbursement atau jenis klaim yang digunakan oleh dokumen.
Position	Menyaring berdasarkan posisi organisasional.
User	Menyaring berdasarkan pembuat dokumen.
Status	Menyaring berdasarkan status reimbursement.
Batch Status	Menyaring berdasarkan status batch yang berisi reimbursement tersebut, jika ada.
Approval Required	Hanya menampilkan dokumen yang mewajibkan persetujuan, atau hanya yang tidak mewajibkan persetujuan.
Keyword	Mencari berdasarkan teks yang terkait dengan dokumen.
Show Details Data	Menambahkan baris detail biaya ke dalam hasil.
Repeat Document Columns	Mengontrol apakah kolom dokumen diulang pada setiap baris detail di mode ekspor detail.
Show Custom Fields Data	Menambahkan kolom field tambahan ke dalam laporan.

Laporan ini adalah pilihan terbaik saat Anda membutuhkan ekspor reimbursement yang paling lengkap.

Laporan Antrean Outstanding

Buka menu Laporan > Antrean Outstanding (Reports > Outstanding Queue).

Laporan ini membantu Anda mengidentifikasi reimbursement yang masih tertunda dalam proses.

Gunakan laporan ini saat Anda ingin:

1. menemukan klaim yang terhenti di tahap persetujuan,
2. menemukan klaim yang sudah disetujui tetapi belum dibayar,
3. menindaklanjuti item yang sudah lama tertunda,
4. memantau backlog operasional.

Filter tipikal:

Filter	Apa yang Dilakukannya
Date Basis	Menggunakan tanggal submit, tanggal pembaruan terakhir, atau tanggal siap dibayar untuk rentang laporan.
Position	Menyaring berdasarkan posisi organisasional.
User	Menyaring berdasarkan pembuat dokumen.
Queue Stage	Menyaring tahap operasional saat ini dari reimbursement tersebut.
Keyword	Mencari baris laporan berdasarkan teks yang berhubungan dengan dokumen.
Final Status	Memungkinkan Anda mengecualikan atau menyertakan item yang sudah berada di status akhir.

Konsep penting:

• Laporan ini berfokus pada di mana reimbursement tersebut sedang menunggu sekarang, bukan hanya status akhirnya.

Tahapan antrean (queue stages) yang tipikal mungkin termasuk:

1. menunggu persetujuan (waiting for approval),
2. disetujui dan menunggu pembayaran (approved and waiting for payment),
3. sudah masuk ke dalam batch (already included in a batch),
4. menunggu di dalam alur batch pembayaran (waiting inside batch payment flow).

Gunakan laporan ini ketika pertanyaan operasionalnya adalah, "Apa yang masih tertunda?"

Laporan Batch Pembayaran

Buka menu Laporan > Laporan Batch Pembayaran (Reports > Batch Payment).

Laporan ini berfokus pada dokumen batch pembayaran, bukan pada baris reimbursement individual.

Gunakan laporan ini saat Anda ingin:

1. mereview semua dokumen batch pembayaran di satu tempat,
2. melihat kapan sebuah batch dibuat, di-submit, disetujui, dan dibayar,
3. mengecek tahap saat ini dan penyetuju dari batch yang masih dalam proses persetujuan,
4. mengekspor riwayat batch pembayaran untuk ulasan finance.

Filter umum:

Filter	Apa yang Dilakukannya
Date Basis	Memungkinkan Anda melapor berdasarkan tanggal batch dibuat, tanggal submit, tanggal disetujui, atau tanggal dibayar.
Start Date / End Date	Membatasi periode laporan.
Status	Menyaring berdasarkan status batch pembayaran.
User	Menyaring berdasarkan pembuat batch.
Keyword	Mencari berdasarkan teks yang berhubungan dengan batch.

Kolom tipikal:

Kolom	Makna
Batch Payment	Nomor batch.
Created At	Kapan batch dibuat.
Submit At	Kapan batch di-submit.
Approved At	Kapan persetujuan selesai dilakukan.
Paid At	Kapan batch ditandai sebagai dibayar (paid).
Status	Status batch saat ini.
Stage	Kemajuan alur kerja saat ini, seperti tahap saat ini dibandingkan dengan total tahap.
Current Approval	Approver batch saat ini jika batch masih dalam proses persetujuan.
Total	Total reimbursement yang dimasukkan ke dalam batch.
Total Amount	Total jumlah uang di dalam batch.

Gunakan laporan ini ketika pertanyaan operasionalnya adalah, "Bagaimana kemajuan batch pembayaran kita?"

Laporan ini tidak menggantikan menu Batch Pembayaran atau Pembayaran untuk Diproses. Gunakan menu finance operasional tersebut saat Anda perlu membuat, memperbarui, menyetujui, atau menyelesaikan batch pembayaran.

Laporan Timeline Persetujuan

Buka menu Laporan > Timeline Persetujuan (Reports > Approval Timeline).

Laporan ini membantu Anda menganalisis kecepatan persetujuan dan beban kerja persetujuan dari waktu ke waktu.

Gunakan laporan ini saat Anda ingin:

1. mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk langkah-langkah persetujuan,
2. melihat tahap mana yang lambat,
3. membandingkan waktu persetujuan reimbursement dan waktu persetujuan batch pembayaran,
4. mengekspor data waktu persetujuan untuk evaluasi SLA (Service Level Agreement).

Filter umum:

Filter	Apa yang Dilakukannya
Object Type	Menampilkan persetujuan reimbursement, persetujuan batch pembayaran, atau keduanya.
Date Basis	Menggunakan waktu aksi (action time) atau waktu penugasan (assigned time) untuk rentang laporan.
Start Date / End Date	Membatasi periode laporan.
Position	Menyaring berdasarkan posisi organisasional.
User	Menyaring berdasarkan pembuat dokumen.
Approval	Menyaring berdasarkan penyetuju.
Keyword	Mencari berdasarkan teks yang terkait dengan dokumen.
Show Future Steps	Menyertakan tahap persetujuan di masa depan yang belum ditindaklanjuti.

Kolom tipikal:

Kolom	Makna
Object Type	Reimbursement atau batch pembayaran.
Number	Nomor dokumen terkait.
Approval Rules	Nama alur atau aturan persetujuan.
Stage	Nomor tahap persetujuan.
Stage Position	Posisi tahap persetujuan tersebut di dalam alur.
Assigned At	Kapan tahap tersebut ditugaskan.
Action At	Kapan tahap tersebut ditindaklanjuti.
Approval	Approver untuk tahap tersebut.
Action	Hasil dari tahap tersebut, seperti disetujui (approved) atau ditolak (rejected).
SLA Hours	Durasi tahapan tersebut.
SLA Bucket	Keranjang durasi yang dikelompokkan dan digunakan untuk analisis.

Gunakan laporan ini ketika pertanyaan operasionalnya adalah, "Berapa lama proses persetujuan berlangsung?"

Arsip Audit

Buka menu Laporan > Arsip Audit (Reports > Audit Archive).

Laporan ini berbeda dari laporan berbasis tabel pada umumnya.

Alih-alih menampilkan baris dokumen secara langsung, halaman ini menyiapkan paket arsip bulanan yang dapat diunduh.

Gunakan halaman ini saat Anda ingin:

1. mengunduh paket arsip bulanan untuk keperluan audit,
2. menyimpan arsip bulanan aktivitas reimbursement,
3. mengambil arsip yang sudah disiapkan tanpa harus mengekspor data baris secara manual setiap kali.

Cara kerjanya:

1. pilih tahun di sebelah kiri,
2. tinjau bulan-bulan untuk tahun tersebut,
3. klik Generate pada bulan yang Anda inginkan,
4. tunggu sementara arsip disiapkan,
5. klik Download saat arsip telah siap.

Status umum:

Status	Makna
Not Generated	Belum ada paket arsip yang disiapkan.
Preparing	Arsip sedang dibuat.
Ready	Arsip sudah dapat diunduh.
Expired	Arsip lama sudah tidak valid dan harus dibuat ulang.
Stale / Error	Arsip sudah usang atau mengalami masalah dan mungkin perlu dibuat ulang.

Perilaku operasional:

1. arsip bulan tersebut tidak dapat diunduh hingga arsip berstatus ready,
2. jika sebuah arsip kadaluarsa (Expired), sistem mungkin meminta Anda untuk me-regenerate-nya,
3. jika sebuah paket masih dalam tahap persiapan, memuat ulang halaman akan memperbarui statusnya secara otomatis.

Gunakan Arsip Audit ketika pertanyaannya adalah, "Dapatkah saya mengunduh paket audit untuk bulan itu?"

Perilaku Export

Sebagian besar laporan dalam bab ini mendukung opsi Export.

Perilaku ekspor tipikal:

1. filter diterapkan terlebih dahulu,
2. ekspor mengikuti hasil yang disaring (filter) saat ini,
3. file disiapkan sebagai spreadsheet yang dapat diunduh,
4. ekspor data yang lebih besar mungkin memakan waktu lebih lama daripada menelusuri data di layar.

Praktik terbaik sebelum melakukan ekspor:

1. atur Date Basis dengan benar,
2. persempit rentang tanggal jika Anda hanya membutuhkan satu periode,
3. terapkan filter status, pengguna, atau posisi untuk menghindari ekspor besar yang tidak perlu,
4. putuskan apakah baris detail atau custom field diperlukan.

Cara Memilih Report yang Tepat

Gunakan panduan singkat ini:

Jika Anda Ingin Mengetahui...	Laporan Terbaik
Riwayat reimbursement detail dan field-nya	Laporan Detail Reimbursement (Reimbursement Detail)
Reimbursement mana yang masih menunggu di suatu tempat	Antrean Outstanding (Outstanding Queue)
Bagaimana kemajuan batch pembayaran	Laporan Batch Pembayaran (Batch Payment)
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk persetujuan	Timeline Persetujuan (Approval Timeline)
Apakah paket arsip bulanan sudah siap	Arsip Audit (Audit Archive)

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak dapat menemukan menu laporan.	Minta administrator untuk mengecek hak akses peran Anda.
Laporan tidak menampilkan baris yang diharapkan.	Cek pengaturan Date Basis, rentang tanggal, filter status, dan filter pengguna/posisi.
Hasil ekspor tampak lebih sedikit dari yang diharapkan.	Filter yang digunakan mungkin terlalu sempit, atau laporan mungkin mengecualikan status akhir (final statuses) bergantung pada opsi yang dipilih.
Antrean Outstanding masih menampilkan dokumen yang Anda kira sudah selesai.	Cek tahap antrean dan filter status akhir. Laporan ini berfokus pada di mana dokumen sedang menunggu, bukan hanya pada label akhirnya.
Timeline Persetujuan menyertakan baris yang belum ditindaklanjuti.	Cek apakah opsi Show Future Steps aktif.
Arsip Audit tidak dapat segera diunduh.	Arsip mungkin masih dalam proses persiapan atau perlu di-generate terlebih dahulu.
Unduhan Arsip Audit tidak tersedia untuk bulan yang lama.	Arsip tersebut mungkin telah kadaluarsa (Expired) dan perlu di-generate ulang.