Delegasi dan Alihkan Persetujuan

Gunakan pengalihan untuk memindahkan tugas persetujuan yang sedang tertunda. Gunakan delegasi ketika tugas persetujuan baru perlu diteruskan kepada orang lain selama ketidakhadiran yang direncanakan. Keduanya tidak menyetujui dokumen atau memberikan izin peran baru.

Pilih Alat yang Sesuai

Kebutuhan	Gunakan
Memindahkan satu tugas mendesak yang tertunda	Pengalihan satu tugas pada Alihkan Persetujuan.
Memindahkan beberapa tugas tertunda terpilih	Pengalihan sekaligus; periksa hasil diproses dan dilewati.
Mengarahkan penugasan baru selama cuti	Delegasi terjadwal atau aktif pada Profil.
Juga menyerahkan tugas yang sudah tertunda	Terapkan ke Approval Pending pada delegasi aktif.
Hanya mengingatkan seseorang tentang tugas	Pengingat; tidak mengubah pihak yang ditugaskan.

Peran Anda memerlukan akses pemantauan/pengalihan untuk menyerahkan tugas pengguna lain. Delegasi pada profil mencakup penugasan Anda sendiri, bukan seluruh persetujuan perusahaan. Keputusan persetujuan dibahas di Panduan Persetujuan.

Alihkan Persetujuan

Buka Persetujuan > Alihkan Persetujuan. Daftar pemantauan menggabungkan penugasan tertunda yang dapat ditindaklanjuti saat ini untuk reimbursement, batch pembayaran, pengajuan Kas Bon, dan realisasi Kas Bon.

Isi Daftar Pemantauan

Kolom	Cara Membacanya
Tipe Dokumen	Jenis dokumen, termasuk fase pengajuan atau realisasi Kas Bon.
Nomor / Pemohon	Dokumen dan orang yang mengirimnya.
Status	Status dokumen atau fase terkait.
Persetujuan / Status Approver	Pihak yang ditugaskan saat ini dan apakah akunnya aktif, nonaktif, atau dihapus.
Posisi	Posisi pada dokumen reimbursement/Kas Bon, belum tentu posisi profil pengguna terkini. Batch tidak memiliki posisi dan menampilkan tanda hubung.
Ditugaskan Pada / Umur Pending	Waktu penugasan dibuat dan lamanya menunggu.
Aksi	Membuka dokumen atau mengalihkan tugas tertunda dengan akses terkait.

Tahap yang direncanakan berikutnya atau persetujuan selesai bukan tugas tertunda yang dapat dialihkan. Mengalihkan satu tugas tidak membentuk ulang seluruh urutan persetujuan dokumen.

Filter dan Export Persetujuan Tertunda

Gunakan filter Tipe Dokumen, Persetujuan, Status pihak yang ditugaskan, Posisi, dan minimum jam tertunda. Filter status orang berbeda dari status dokumen. Filter Posisi tertentu mengecualikan batch karena batch tidak memiliki posisi di sini.

Gunakan pencarian untuk dokumen/pemohon/pihak persetujuan, dan Export dengan akses export untuk membagikan hasil pemantauan. Export tidak otomatis mengalihkan atau mengirim pengingat.

Alihkan Satu Persetujuan

1. Cari baris tertunda dan buka tindakan pengalihannya.
2. Pilih pengganti aktif di perusahaan yang sama dengan akses persetujuan jenis dokumen tersebut.
3. Isi alasan jelas minimal tiga karakter.
4. Simpan, baca hasilnya, lalu periksa penugasan baru.

Alihkan Beberapa Persetujuan

Pilih baris tertunda saat ini, gunakan tindakan pengalihan sekaligus, pilih pengganti, isi alasan, dan konfirmasikan. Periksa jumlah diproses dan dilewati; jangan menganggap semua pilihan berpindah. Kelayakan baris dapat berubah saat ditinjau, misalnya sudah diputuskan pengguna lain.

Untuk pilihan beberapa jenis dokumen, pengganti perlu akses persetujuan bagi setiap jenis yang dipilih. Pisahkan pilihan atau minta administrator memberi akses yang benar jika perlu.

Pilih Pihak Pengganti dengan Cermat

Petunjuk dropdown membantu mengenali akses persetujuan yang belum ada. Petunjuk bukan izin untuk melanjutkan tanpa akses: penyimpanan memeriksa jenis persetujuan terkait. Akses pengajuan dan realisasi Kas Bon merupakan kemampuan terpisah.

Pilih orang yang dapat meninjau tujuan bisnis dan bukan pemohon dokumen. Aplikasi juga memeriksa konflik penugasan dan kelayakan terkini. Pengalihan maupun delegasi tersimpan tidak menciptakan hak persetujuan baru; administrator mengelolanya melalui akses Peran.

Dampak Pengalihan

Pengalihan berhasil mengganti pemilik tugas tertunda saat ini dan mencatat alasan/riwayat. Dokumen tetap dalam proses persetujuannya. Tindakan ini tidak menyetujui, membuka tahap selesai, mengubah aturan formulir, atau mengganti pihak persetujuan secara permanen untuk dokumen berikutnya. Tautan email penugasan lama dapat berhenti berlaku; gunakan antrean terkini.

Delegasi / Di Luar Kantor

Buka Profil > Delegasi / Di Luar Kantor untuk merencanakan penyerahan penugasan baru milik Anda.

Buat Aturan Delegasi

1. Klik Tambah pada bagian delegasi.
2. Pilih Delegate aktif di perusahaan yang sama.
3. Atur tanggal dan waktu mulai serta akhir, termasuk perkiraan kembali Anda.
4. Isi alasan dan simpan.
5. Periksa apakah aturan Terjadwal atau Aktif, serta akses penerima untuk tugas terkait.

Aturan tersimpan mengubah alur saat penugasan persetujuan yang memenuhi syarat dibuat selama periode aktif. Tugas yang sudah tertunda tidak dipindahkan hanya karena aturan disimpan. Penerima tidak dapat memakai akun Anda atau menjalankan semua tindakan peran Anda.

Peringatan Akses Penerima Delegasi

Peringatan dapat mencakup akses reimbursement, batch, dan Kas Bon. Delegasi dapat disimpan dengan peringatan, tetapi pengalihan alur bukan pemberian izin. Administrator perlu menyelesaikan akses terkait sebelum penerima dapat memutuskan tugas tersebut. Periksa kedua fase Kas Bon jika penyerahan mencakup pengajuan dan realisasi.

Status Delegasi

Status	Artinya
Terjadwal	Waktu mulai belum tercapai.
Aktif	Berada dalam periode delegasi yang diaktifkan.
Kedaluwarsa	Waktu akhir sudah lewat.
Nonaktif	Dinonaktifkan secara manual.

Aturan aktif atau terjadwal dapat diedit/dinonaktifkan melalui tindakan yang tersedia. Aturan kedaluwarsa/nonaktif tetap menjadi riwayat. Menonaktifkan menghentikan alur baru dengan aturan tersebut; tugas yang sudah dialihkan tidak otomatis dikembalikan.

Untuk mengedit aturan aktif atau terjadwal, klik ikon pensil pada kolom Aksi, ubah penerima, periode, atau alasan, lalu simpan. Ikon lingkaran merah bergaris miring menonaktifkan aturan, bukan mengedit rinciannya.

Terapkan Delegasi ke Persetujuan yang Sudah Tertunda

Pada delegasi aktif, gunakan Terapkan ke Approval Pending jika ingin menyerahkan tugas Anda yang sudah tertunda. Aturan terjadwal belum memenuhi syarat untuk tindakan ini.

Tindakan mempertimbangkan penugasan reimbursement, batch, pengajuan Kas Bon, dan realisasi Kas Bon milik Anda yang dapat diproses saat ini. Pemeriksaan pengalihan tetap berlaku, termasuk akses penerima, dan hasil menunjukkan jumlah diproses/dilewati. Periksa antrean tersisa dan selesaikan tugas dilewati, bukan menganggap seluruh pekerjaan sudah diserahkan.

Ini tidak memindahkan tugas orang lain, keputusan selesai, tahap berikutnya, atau revisi realisasi lama yang nonaktif. Riwayat dokumen menyimpan penyerahannya.

Aturan dan Validasi Delegasi

Penerima harus aktif, tidak dihapus, satu perusahaan, dan bukan diri sendiri. Waktu mulai harus sebelum akhir. Periode aktif yang tumpang tindih untuk delegasi Anda sendiri serta delegasi timbal balik yang tumpang tindih ditolak. Hindari rantai delegasi yang tidak perlu; delegasi bukan pengganti pembagian tanggung jawab persetujuan yang jelas.

Kendala Umum

Kendala	Yang Perlu Dilakukan
Dokumen tertunda tidak ada	Periksa filter, tahap saat ini, revisi aktif, dan apakah keputusan sudah selesai.
Pengalihan ditolak	Periksa akses pengganti untuk semua jenis dipilih, penugasan terkini, serta batas pemohon/konflik.
Aturan tersimpan tetapi tugas masih milik Anda	Tugas existing memerlukan tindakan penerapan pada aturan aktif.
Sebagian tugas penerapan dilewati	Periksa penugasan terbaru dan akses penerima; jumlah diproses tidak menjamin semua baris berpindah.
Penerima delegasi tidak dapat membuka tugas	Minta administrator meninjau akses persetujuan terkait; delegasi tidak memberikannya.
Hanya membutuhkan pesan tindak lanjut	Gunakan alur pengingat perusahaan; jangan mengalihkan hanya untuk mengirim pengingat.

Selanjutnya: tinjau tugas yang diserahkan melalui Panduan Persetujuan, atau kembali ke Dashboard dan Navigasi untuk melihat antrean tersisa.