Delegasi dan Alihkan Persetujuan

Bab ini menjelaskan dua fitur yang membantu mencegah persetujuan menjadi terhenti:

1. Alihkan Persetujuan (Reassign Approvals) untuk administrator atau manajer persetujuan.
2. Delegasi / Di Luar Kantor (Delegation / Out-of-Office) untuk pengguna yang ingin persetujuan baru mereka dialihkan ke orang lain selama periode tertentu.

Gunakan fitur ini ketika seorang penyetuju tidak tersedia karena cuti, perjalanan dinas, pengunduran diri, perubahan peran, atau serah terima operasional.

Kedua fitur ini menyelesaikan masalah yang berbeda:

Fitur	Kapan Digunakan
Alihkan Persetujuan	Anda perlu memindahkan persetujuan yang saat ini sudah berstatus tertunda.
Delegasi / Di Luar Kantor	Anda ingin persetujuan di masa depan masuk ke pengguna lain selama periode waktu yang direncanakan.

Alur praktis yang umum terjadi adalah seperti ini:

1

Persetujuan terhenti

2

Cek persetujuan yang tertunda

3

Alihkan item saat ini jika perlu

4

Buat delegasi untuk persetujuan mendatang

5

Terapkan delegasi ke item tertunda saat ini jika diwajibkan

Alihkan Persetujuan

Buka menu Persetujuan > Alihkan Persetujuan (Approvals > Reassign Approvals).

Menu ini ditujukan untuk pengguna yang memiliki hak akses terkait, seperti administrator atau manajer operasi persetujuan.

Gunakan halaman ini saat Anda ingin:

1. melihat persetujuan mana yang masih tertunda,
2. mengidentifikasi siapa yang saat ini bertanggung jawab atas setiap persetujuan,
3. mengecek apakah penyetuju saat ini berstatus aktif, tidak aktif, atau dihapus,
4. memindahkan satu persetujuan atau banyak persetujuan ke penyetuju lain,
5. mengekspor hasil pemantauan untuk tindak lanjut.

Apa yang Ditampilkan Daftar Monitoring

Daftar monitoring menggabungkan persetujuan yang tertunda dari:

1. persetujuan reimbursement, dan
2. persetujuan batch pembayaran.

Daftar ini hanya menampilkan persetujuan yang masih membutuhkan tindakan saat ini.

Kolom umum:

Kolom	Apa Artinya
Object Type	Apakah baris tersebut merupakan persetujuan reimbursement atau batch pembayaran.
Number	Nomor dokumen.
Status	Status dokumen saat ini.
Requester	Pengguna yang membuat reimbursement atau batch pembayaran.
Approval	Approver yang saat ini memegang tahap persetujuan tersebut.
Approver Status	Apakah penyetuju saat ini berstatus aktif, tidak aktif, atau terhapus.
Position	Konteks organisasi pembuat dokumen yang ditampilkan di halaman monitoring. Bergantung pada setup perusahaan Anda, ini dapat muncul sebagai label berbasis posisi.
Assigned At	Kapan tahap persetujuan tersebut ditugaskan.
Pending Age	Berapa lama persetujuan tersebut telah menunggu.
Action	Membuka halaman detail dokumen atau aksi alihkan.

Gunakan daftar monitoring untuk memahami siapa yang saat ini memegang persetujuan dan apakah prosesnya berisiko karena penyetuju tidak tersedia.

Filter dan Export Approval Pending

Bagian filter membantu Anda mempersempit hasil monitoring.

Filter umum:

Filter	Apa yang Dilakukannya
Object Type	Menampilkan semua item, hanya reimbursement, atau hanya batch pembayaran.
Approval	Memfilter berdasarkan penyetuju saat ini.
Status	Memfilter berdasarkan status penyetuju saat ini, seperti aktif, tidak aktif, atau terhapus.
Position	Memfilter berdasarkan posisi atau konteks departemen pembuat.
Minimum Pending Hours	Hanya menampilkan persetujuan yang telah menunggu setidaknya selama jumlah jam tertentu.
Search	Mencari baris berdasarkan nomor, pembuat, atau teks terkait penyetuju.

Gunakan Export saat Anda ingin:

1. membagikan daftar persetujuan tertunda ke tim lain,
2. mereview persetujuan yang sudah lama menunggu secara offline, atau
3. menyimpan file tindak lanjut operasional.

Mengalihkan Satu Persetujuan

Gunakan aksi alihkan persetujuan pada baris saat hanya satu dokumen yang membutuhkan perhatian.

Langkah umum:

1. Buka Alihkan Persetujuan.
2. Temukan baris yang tertunda.
3. Klik aksi alihkan pada baris tersebut.
4. Pilih penyetuju baru.
5. Masukkan alasan pengalihan tersebut.
6. Simpan perubahan.

Gunakan pengalihan tunggal saat:

1. satu penyetuju absen untuk satu dokumen yang mendesak,
2. satu dokumen ditugaskan ke orang yang salah, atau
3. Anda ingin menangani kasus khusus tanpa memindahkan persetujuan lainnya.

Mengalihkan Beberapa Persetujuan Sekaligus

Gunakan pilihan kotak centang (checkbox) saat beberapa persetujuan perlu dipindahkan sekaligus.

Langkah umum:

1. Pilih beberapa baris dari daftar monitoring.
2. Klik Alihkan Sekaligus (Reassign Multiple).
3. Pilih satu penyetuju baru untuk semua baris yang dipilih.
4. Masukkan satu alasan yang menjelaskan pengalihan tersebut.
5. Simpan perubahan.

Gunakan pengalihan massal saat:

1. seorang penyetuju mendadak cuti,
2. seorang pemimpin tim (team lead) mengundurkan diri atau dinonaktifkan,
3. finance ingin memindahkan sekelompok persetujuan yang terhenti dengan cepat.

Perilaku penting:

1. Sistem memvalidasi setiap baris kembali saat Anda menyimpan.
2. Jika sebuah baris tidak lagi tertunda, baris tersebut akan dilewati (skipped).
3. Pesan hasil menunjukkan berapa banyak baris yang berhasil diproses dan berapa yang dilewati.
4. Aksi alihkan hanya mengubah tahap persetujuan yang sedang tertunda saat ini. Aksi ini tidak mengubah catatan riwayat persetujuan masa lalu yang sudah selesai.

Memilih Penyetuju Baru dengan Hati-hati

Saat Anda memilih penyetuju baru, dropdown mungkin menampilkan peringatan hak akses persetujuan di sebelah nama pengguna tersebut.

Peringatan ini bersifat informasional. Peringatan ini tidak memblokir aksi simpan.

Kemungkinan arti peringatan:

Peringatan	Makna
Approval access complete	Pengguna yang dipilih memiliki akses persetujuan reimbursement maupun batch pembayaran.
Missing reimbursement approval access	Pengguna yang dipilih mungkin tidak dapat membuka halaman persetujuan reimbursement secara normal.
Missing batch approval access	Pengguna yang dipilih mungkin tidak dapat membuka halaman persetujuan batch pembayaran secara normal.
Missing reimbursement and batch approval access	Pengguna yang dipilih mungkin tidak dapat membuka halaman persetujuan untuk kedua tipe tersebut.

Praktik terbaik:

1. Pilih pengguna aktif di perusahaan yang sama.
2. Utamakan pengguna yang perannya sudah memiliki hak akses persetujuan yang mereka butuhkan.
3. Jika peringatan muncul, minta administrator untuk mereview hak akses perannya sebelum persetujuan yang dialihkan tersebut membutuhkan tindakan.

Apa yang Berubah Saat Reassign

Setelah pengalihan berhasil:

1. tahap persetujuan yang tertunda berpindah ke penyetuju baru,
2. pemilik persetujuan dokumen saat ini diperbarui,
3. dokumen tetap menggunakan statusnya saat ini,
4. timeline aktivitas dokumen mencatat alasan pengalihan tersebut.

Reassign tidak:

1. menyetujui dokumen secara otomatis,
2. membuka kembali tahap persetujuan yang sudah selesai,
3. mengubah aturan persetujuan yang telah dikonfigurasi,
4. menggantikan penyetuju asli secara permanen untuk dokumen di masa mendatang.

Jika Anda ingin persetujuan di masa mendatang masuk ke tempat lain selama periode yang direncanakan, gunakan delegasi.

Delegasi / Di Luar Kantor

Buka Profil (Profile), lalu temukan bagian Delegasi / Di Luar Kantor (Delegation / Out-of-Office).

Fitur ini dikelola sendiri oleh masing-masing pengguna. Seorang pengguna hanya mengelola aturan delegasinya sendiri.

Gunakan delegasi saat Anda tahu sebelumnya bahwa Anda tidak akan tersedia, contohnya:

1. cuti tahunan,
2. perjalanan bisnis,
3. serah terima sementara,
4. periode singkat saat Anda di luar kantor.

Aturan delegasi memberi tahu sistem:

• siapa penerima delegasinya,
• kapan delegasi dimulai,
• kapan delegasi berakhir,
• alasan mengapa delegasi itu ada.

Cara Kerja Delegasi

Delegasi memengaruhi penugasan persetujuan masa depan selama periode aktifnya.

Ini berarti:

1. jika ada persetujuan reimbursement baru yang dihasilkan selama periode delegasi aktif, sistem dapat menugaskannya ke penerima delegasi,
2. jika ada persetujuan batch pembayaran baru yang dihasilkan selama periode delegasi aktif, sistem dapat menugaskannya ke penerima delegasi,
3. pendelegasian ini bersifat satu lompatan (one-hop only).

Satu lompatan berarti:

• jika Pengguna A mendelegasikan ke Pengguna B,
• dan Pengguna B juga memiliki aturan delegasi,
• sistem akan tetap berhenti di Pengguna B.

Hal ini mencegah rute persetujuan berantai melintasi banyak pengguna.

Membuat Aturan Delegasi

Di Profil > Delegasi / Di Luar Kantor, klik Add.

Field umum:

Field	Apa yang Harus Diisi
Delegate	Pengguna yang seharusnya menerima persetujuan Anda selama periode delegasi.
Start Date	Kapan delegasi dimulai.
End Date	Kapan delegasi berakhir.
Reason	Alasan mengapa delegasi diperlukan.

Praktik yang disarankan:

1. Tentukan periodenya dengan jelas, termasuk perkiraan waktu Anda kembali bekerja.
2. Masukkan alasan yang mudah dipahami untuk audit dan operasi.
3. Pilih penerima delegasi yang benar-benar bisa mereview persetujuan yang mungkin dirutekan ke mereka.

Peringatan Akses Penerima Delegasi

Sama seperti fitur alih persetujuan, dropdown delegasi mungkin menampilkan peringatan hak akses persetujuan.

Ini hanyalah peringatan. Hal ini membantu Anda melihat apakah pengguna yang dipilih sudah memiliki akses ke:

1. persetujuan reimbursement,
2. persetujuan batch pembayaran, atau
3. keduanya.

Jika pengguna tersebut tidak memiliki akses penuh, aturan ini masih dapat disimpan, tetapi bagian operasional mungkin masih perlu meminta administrator untuk memperbarui perannya.

Status Delegasi

Daftar delegasi di halaman profil dapat menampilkan beberapa status.

Status	Makna
Active	Delegasi saat ini sedang berlaku.
Scheduled	Delegasi telah disimpan, tetapi waktu mulainya belum tercapai.
Expired	Periode delegasi telah berlalu.
Inactive	Aturan ini dinonaktifkan secara manual.

Gunakan status-status ini untuk memahami apakah sebuah aturan saat ini memengaruhi persetujuan masa depan.

Edit atau Nonaktifkan Aturan Delegasi

Anda masih dapat mengelola aturan delegasi saat berstatus:

1. Active, atau
2. Scheduled.

Aksi umum:

Aksi	Kapan Digunakan
Edit	Anda perlu mengubah penerima delegasi, periode waktu, atau alasan sebelum aturannya menjadi tidak valid.
Deactivate	Anda ingin berhenti menggunakan aturan ini tanpa menghapus riwayat historisnya.

Aturan yang sudah Expired atau Inactive tetap berguna sebagai riwayat, tetapi tidak lagi digunakan untuk rute persetujuan baru.

Terapkan Delegasi ke Approval Pending yang Sudah Ada

Delegasi normalnya hanya memengaruhi persetujuan di masa depan.

Jika Anda juga ingin memindahkan persetujuan yang saat ini sedang tertunda kepada penerima delegasi Anda, gunakan Terapkan ke Persetujuan Tertunda Saat Ini (Apply to Existing Pending Approvals) dari daftar delegasi.

Aksi ini menggunakan logika pengalihan yang sama dengan fitur monitoring, tetapi hanya berlaku untuk persetujuan tertunda yang saat ini ditugaskan ke Anda.

Penggunaan umum:

1. Anda membuat aturan delegasi di luar kantor hari ini,
2. Anda sudah memiliki persetujuan tertunda yang ditugaskan kepada Anda,
3. Anda klik Terapkan ke Persetujuan Tertunda Saat Ini, lalu
4. sistem memindahkan persetujuan reimbursement dan batch pembayaran tertunda yang memenuhi syarat ke penerima delegasi Anda.

Perilaku hasilnya:

1. sistem melaporkan berapa banyak persetujuan yang berhasil diproses,
2. baris yang tidak lagi memenuhi syarat akan dilewati,
3. timeline aktivitas mencatat pengalihan berbasis delegasi tersebut.

Aksi ini berguna saat Anda tidak ingin membiarkan persetujuan tertunda yang lama mengendap sementara persetujuan masa depan Anda sudah dialihkan ke penerima delegasi.

Aturan dan Validasi Delegasi

Aturan delegasi akan ditolak jika melanggar salah satu validasi utama.

Aturan validasi umum:

Aturan	Makna
Perusahaan yang sama	Penerima delegasi harus berada dalam perusahaan yang sama.
Hanya pengguna aktif	Penerima delegasi harus aktif dan tidak dihapus.
Bukan Anda sendiri	Anda tidak bisa mendelegasikan persetujuan ke diri sendiri.
Tidak boleh tumpang tindih dengan aturan sendiri	Satu pengguna tidak boleh memiliki periode delegasi aktif yang saling tumpang tindih untuk dirinya sendiri.
Tidak boleh tumpang tindih timbal balik	Tumpang tindih timbal balik tidak diizinkan, misalnya A mendelegasikan ke B, sementara B juga mendelegasikan ke A untuk periode yang sama.

Pemeriksaan ini membantu menjaga rute persetujuan tetap terprediksi dan mengurangi risiko terjadinya alur persetujuan yang berputar atau serah terima yang bertentangan.

Kapan Menggunakan Reassign vs Delegation

Gunakan kaidah ini:

Situasi	Alat yang Lebih Tepat
Satu dokumen terhenti sekarang juga	Alihkan Persetujuan (Reassign Approvals)
Banyak persetujuan tertunda yang harus dipindahkan sekarang	Alihkan Sekaligus (Reassign Multiple)
Anda berencana cuti minggu depan	Delegasi / Di Luar Kantor (Delegation / Out-of-Office)
Anda sudah membuat delegasi dan juga ingin memindahkan antrean Anda saat ini	Terapkan ke Persetujuan Tertunda Saat Ini
Seseorang sudah keluar dari perusahaan dan persetujuannya terhenti	Alihkan Persetujuan (Reassign Approvals)

Dalam praktiknya, tim operasional sering kali menggunakan keduanya:

1. buat delegasi untuk persetujuan masa depan,
2. terapkan delegasi ke persetujuan tertunda saat ini,
3. gunakan Alihkan Persetujuan hanya saat intervensi admin masih diperlukan.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak melihat menu Alihkan Persetujuan.	Minta administrator Anda mengecek hak akses peran Anda untuk menu dan ruang lingkupnya.
Anda tidak dapat memilih penerima delegasi.	Pastikan pengguna tersebut aktif, berada dalam perusahaan yang sama, dan bukan akun Anda sendiri.
Gagal menyimpan saat membuat delegasi.	Cek rentang tanggal, kemungkinan tumpang tindih dengan aturan lain, atau konflik delegasi timbal balik.
Ada peringatan bahwa penerima delegasi tidak memiliki akses persetujuan.	Aturannya tetap dapat disimpan, tetapi hak akses peran mungkin perlu diperbarui oleh administrator.
Terapkan ke Persetujuan Tertunda Saat Ini melewati beberapa baris.	Beberapa persetujuan mungkin tidak lagi tertunda atau tidak lagi menjadi bagian dari antrean aktif Anda saat ini.
Alihkan berhasil untuk sebagian item tetapi tidak semuanya.	Beberapa baris yang dipilih mungkin telah berubah status sebelum aksi simpan diproses.
Penerima delegasi tidak menerima persetujuan lama secara otomatis.	Gunakan Terapkan ke Persetujuan Tertunda Saat Ini setelah membuat aturan delegasi.
Anda mengharapkan delegasi untuk mengubah aturan persetujuan secara permanen.	Delegasi hanya mengubah rute selama periode yang ditentukan. Fitur ini tidak mengubah aturan persetujuan dasar yang telah dikonfigurasi.