Panduan Pengguna Reimbursement

Bab ini menjelaskan cara karyawan membuat, mengajukan, dan melacak klaim reimbursement. Gunakan reimbursement saat Anda perlu mengklaim biaya perusahaan seperti biaya perjalanan, konsumsi, parkir, invoice hotel, biaya medis, pengeluaran proyek, atau jenis klaim lain yang telah dikonfigurasi oleh perusahaan Anda.

Sebuah reimbursement umumnya mengikuti alur ini:

1

Pilih formulir

2

Isi informasi klaim

3

Tambahkan detail biaya

4

Unggah lampiran

5

Simpan draft atau submit

6

Persetujuan

7

Pembayaran

Menu dan formulir yang Anda lihat mungkin berbeda dari pengguna lain. Akses Anda bergantung pada peran, posisi, dan konfigurasi perusahaan.

Menu Reimbursement

Menu reimbursement membantu Anda membuat dan memantau klaim.

Menu	Apa yang Ditampilkannya
Ajukan Reimbursement	Formulir yang bisa Anda gunakan untuk membuat klaim baru.
Reimbursement Saya	Klaim yang Anda buat.
Reimbursement Tim	Klaim tim yang boleh Anda lihat. Ini bergantung pada peran dan hierarki posisi Anda.
Semua Reimbursement	Klaim di seluruh perusahaan, jika peran Anda memiliki akses.

Jika Anda tidak melihat sebuah menu, peran Anda mungkin tidak memiliki akses ke menu tersebut. Tanyakan kepada administrator Anda untuk memeriksa kembali hak akses peran Anda.

Memilih Formulir Reimbursement

Buka menu Ajukan Reimbursement, lalu pilih formulir yang sesuai dengan jenis klaim Anda.

Contoh umum:

Formulir	Kapan Menggunakannya
Klaim Umum	Biaya operasional harian seperti konsumsi, parkir, atau perlengkapan kantor.
Klaim Perjalanan	Biaya perjalanan dinas, invoice hotel, transportasi, atau konsumsi perjalanan.
Klaim Medis	Reimbursement medis atau terkait kesehatan.
Klaim Proyek	Biaya yang terkait dengan sebuah proyek atau pekerjaan klien.

Jika sebuah formulir tidak muncul, salah satu dari hal ini mungkin terjadi:

1. Formulir tersebut sedang nonaktif (Inactive).
2. Peran Anda tidak memiliki akses ke formulir tersebut.
3. Anda login menggunakan akun perusahaan atau URL perusahaan yang salah.

Membuat Reimbursement

Setelah memilih formulir, isi informasi reimbursement tersebut.

Membaca Instruksi Form

Beberapa formulir reimbursement menampilkan instruksi sebelum Anda submit.

Jika instruksi diaktifkan untuk formulir tersebut, Anda akan melihat ikon instruksi di sebelah nama formulir di bagian atas halaman. Klik ikon tersebut untuk membuka panduan.

Instruksi membantu Anda memahami persyaratan pengajuan untuk formulir tersebut. Misalnya, instruksi tersebut mungkin mengingatkan Anda untuk:

1. Melampirkan struk atau invoice yang dapat dibaca.
2. Menjelaskan tujuan bisnis dengan jelas.
3. Memastikan jumlah total sesuai dengan dokumen pendukung.
4. Mengunggah file pendukung tambahan untuk klaim perjalanan atau proyek jika diwajibkan.

Jika Anda tidak melihat ikon instruksi, berarti formulir tersebut tidak menggunakan instruksi. Anda bisa terus mengisi reimbursement seperti biasa.

Field umum:

Field / Area	Apa yang Harus Diisi
Date	Tanggal pengeluaran atau tanggal klaim. Beberapa formulir mengunci field ini secara otomatis.
Position	Posisi Anda dalam struktur perusahaan. Beberapa formulir mengunci field ini secara otomatis.
Description	Penjelasan singkat mengapa pengeluaran tersebut dilakukan.
Attachments	Struk utama, invoice, atau bukti pendukung.
Custom Fields	Informasi tambahan yang diminta oleh perusahaan Anda, seperti kode proyek atau nama klien.
Field Tambahan Detail	Informasi tambahan yang mungkin perlu diisi pada setiap baris detail biaya.
Expense Details	Baris detail biaya, seperti hotel, taksi, konsumsi, parkir, atau perlengkapan.
Draft	Menyimpan klaim tanpa mengajukannya untuk proses persetujuan.
Submit	Mengirimkan klaim ke proses persetujuan.

Praktik yang disarankan:

1. Gunakan deskripsi yang jelas sehingga reviewer lain dapat memahami tujuan bisnisnya.
2. Cek tanggal sebelum submit, terutama jika perusahaan Anda menggunakan pembatasan tutup periode (close period).
3. Isi semua field tambahan yang wajib.
4. Unggah struk atau invoice yang dapat dibaca.
5. Konfirmasikan jumlah total sebelum submit.

Menambahkan Detail Biaya

Detail biaya (expense details) menjelaskan apa yang Anda klaim. Satu reimbursement bisa berisi satu atau lebih baris biaya.

Untuk setiap baris, formulir bisa memakai salah satu dari dua mode berikut:

Mode Detail	Yang Diisi
Mode nominal saja	Kategori Biaya, Amount, dan Description.
Mode Qty & Price	Kategori Biaya, Qty, Price, total baris, dan Description.

Untuk setiap baris, biasanya Anda mengisi:

Field	Arti
Kategori Biaya	Jenis biaya, seperti hotel, konsumsi, transportasi, parkir, atau perlengkapan kantor.
Amount	Jumlah nominal yang ingin Anda klaim untuk baris tersebut.
Qty	Jumlah kuantitas pada baris tersebut jika formulir memakai mode qty dan price.
Price	Harga satuan pada baris tersebut jika formulir memakai mode qty dan price.
Description	Penjelasan tambahan untuk baris biaya tersebut.

Di sini, Kategori Biaya (Expense Category) berarti master kategori untuk setiap baris biaya. Ini berbeda dari Formulir Reimbursement yang Anda pilih di awal.

Tips:

1. Gunakan satu baris untuk setiap kategori biaya jika memungkinkan.
2. Pastikan jumlah totalnya sesuai dengan struk atau invoice Anda.
3. Tambahkan deskripsi yang jelas jika tujuan biaya tidak terlalu jelas dari struknya.
4. Jika kategori biaya tidak ada, mungkin kategori tersebut nonaktif atau tidak tersedia. Tanyakan kepada administrator Anda.

Jika formulir reimbursement memakai Qty & Price, total pada setiap baris dihitung dari Qty x Price. Ini umum dipakai untuk klaim seperti jumlah malam menginap, item berulang, mileage, atau pembelian per unit.

Beberapa formulir juga menampilkan field tambahan detail di dalam setiap baris biaya. Isi field tersebut saat muncul, karena nilainya melekat pada baris biaya itu sendiri, bukan pada header reimbursement.

Menambahkan Lampiran

Lampiran (attachments) membantu pemberi persetujuan dan tim pembayaran reimbursement memverifikasi klaim Anda.

Tipe lampiran yang umum:

Tipe	Contoh
Gambar struk	Struk supermarket, struk taksi, struk makan, struk parkir.
Invoice PDF	Invoice hotel, invoice vendor, dokumen penagihan resmi.
File pendukung	Spreadsheet atau dokumen berisi detail perjalanan, detail acara, atau bukti lainnya.

Praktik yang disarankan:

1. Unggah gambar atau file PDF yang jelas.
2. Hindari struk yang buram, terpotong, atau tidak terbaca.
3. Gunakan nama file yang bermakna jika memungkinkan.
4. Unggah semua dokumen pendukung yang diwajibkan sebelum submit.
5. Jika formulir menyatakan bahwa lampiran diwajibkan, klaim tidak dapat di-submit sebelum lampiran yang wajib tersebut diunggah.

Deskripsi Attachment

Beberapa alur reimbursement juga memungkinkan Anda menambahkan deskripsi pada setiap lampiran utama.

Gunakan deskripsi attachment saat:

1. satu reimbursement berisi beberapa struk yang mirip,
2. nama file belum cukup jelas,
3. Anda ingin menjelaskan isi file pendukung sebelum approver membukanya.

Contoh:

1. Struk taksi bandara ke hotel
2. Invoice hotel 3 malam
3. Daftar peserta acara

Preview Lampiran

Anda dapat melihat preview struk dan invoice yang diunggah tanpa harus mengunduhnya terlebih dahulu.

Preview Gambar

Untuk file gambar, preview akan terbuka di penampil layar penuh.

Kontrol	Apa yang Dilakukannya
Close	Kembali ke halaman detail reimbursement.
Previous / Next	Berpindah antar lampiran.
Zoom in / Zoom out	Memperbesar atau memperkecil gambar.
Reset zoom	Mengembalikan gambar ke ukuran bawaan.
Open in new tab	Membuka file di tab baru atau browser eksternal jika didukung.
Download	Mengunduh file tersebut.
File code	Menampilkan kode lampiran, jika tersedia.
File name	Menampilkan nama file yang diunggah.

Kode lampiran dapat digunakan sebagai kontrol administratif tambahan saat menangani struk. Jika perusahaan Anda memakainya, karyawan bisa menuliskan kode lampiran tersebut pada struk sebelum memotretnya. Pendekatan ini membantu mengurangi risiko struk yang sama diajukan lebih dari satu kali dan memberi referensi yang lebih jelas saat dokumen ditinjau.

Di desktop, Anda juga dapat menggunakan keyboard:

Tombol	Aksi
Esc	Menutup preview.
Panah kiri	Lampiran sebelumnya.
Panah kanan	Lampiran berikutnya.

Di perangkat mobile, preview gambar mendukung gestur sentuhan jika didukung oleh perangkat:

Gestur	Aksi
Pinch	Perbesar (zoom in) atau perkecil (zoom out).
Drag	Geser ke berbagai arah pada gambar saat diperbesar.
Swipe kiri atau kanan	Pindah ke lampiran berikutnya atau sebelumnya saat tidak diperbesar.

Preview PDF

File PDF bisa dipreview langsung di desktop jika browser mendukung tampilan PDF. Di beberapa perangkat mobile, aplikasi mungkin hanya menampilkan opsi open/download sebagai ganti preview langsung.

Tipe File Lain

File seperti spreadsheet atau dokumen mungkin tidak memiliki preview langsung. Jika preview tidak tersedia, gunakan Download untuk membuka file tersebut di perangkat Anda.

Simpan Draft atau Submit

Di bagian bawah formulir reimbursement, pilih aksi yang sesuai dengan situasi Anda.

Aksi	Kapan Digunakan
Draft	Anda belum siap submit dan ingin melanjutkannya nanti.
Submit	Klaim sudah lengkap dan siap untuk proses persetujuan.
Cancel	Anda ingin meninggalkan formulir tanpa melanjutkan aksi saat ini.

Sebelum submit, periksa:

1. Tanggalnya sudah benar.
2. Deskripsinya jelas.
3. Detail biayanya lengkap.
4. Lampirannya sudah diunggah.
5. Field tambahan yang wajib sudah diisi.
6. Nominalnya cocok dengan dokumen pendukung.

Setelah Anda submit, reimbursement masuk ke alur persetujuan yang telah dikonfigurasi oleh perusahaan Anda. Jika formulir tersebut tidak mensyaratkan persetujuan untuk klaim Anda, dokumen mungkin langsung maju ke tahap disetujui (approved).

Melacak Status Reimbursement

Buka Reimbursement Saya (My Reimbursements) untuk melacak klaim yang Anda buat.

Status umum:

Status	Arti
Draft	Klaim disimpan tetapi belum di-submit.
Pending	Klaim sedang menunggu persetujuan.
Partial Approved	Beberapa tahap persetujuan sudah selesai, tetapi masih ada persetujuan lanjutan yang dibutuhkan.
Approved	Klaim telah menyelesaikan proses persetujuan dan dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran.
In Batch Pending Approval	Klaim dimasukkan ke dalam batch pembayaran yang sedang menunggu persetujuan.
In Batch Ready To Pay	Klaim dimasukkan ke dalam batch pembayaran yang siap dibayar.
Paid	Klaim telah dibayar.
Rejected	Klaim ditolak oleh pemberi persetujuan.
Void	Klaim dibatalkan.

Nama status mungkin tampil berbeda bergantung pada pengaturan bahasa perusahaan, tetapi makna prosesnya tetap sama.

Edit, Void, atau Resubmit

Aksi yang tersedia bergantung pada peran Anda, status reimbursement, dan pengaturan perusahaan.

Aksi	Kapan Biasanya Tersedia
Edit draft	Tersedia selama reimbursement masih berstatus draft.
Edit submitted claim	Biasanya tidak tersedia lagi setelah dokumen melewati tahap yang masih dikendalikan oleh creator.
Void	Hanya tersedia ketika dokumen masih bisa dibatalkan.
Resubmit	Mungkin tersedia setelah klaim ditolak, bergantung pada alur aplikasinya.

Perilaku ownership yang penting:

1. Creator bertanggung jawab menyiapkan dan memperbaiki reimbursement pada tahap-tahap yang masih diizinkan.
2. Daftar reimbursement tim atau seluruh perusahaan terutama dipakai untuk melihat dokumen dan aksi operasional yang diizinkan, bukan untuk mengedit draft milik pengguna lain.

Jika Anda tidak dapat mengedit atau membatalkan reimbursement, mungkin statusnya sudah masuk tahap persetujuan, pemrosesan pembayaran, atau telah dibayar (Paid). Hubungi pemberi persetujuan, tim pembayaran reimbursement, atau administrator jika klaim yang sudah di-submit butuh diperbaiki.

Print Reimbursement

Beberapa formulir reimbursement memakai custom print template.

Artinya:

1. hasil print reimbursement bisa berbeda antar formulir,
2. layout print mengikuti formulir reimbursement yang dipakai saat dokumen dibuat,
3. beberapa field di hasil print bisa kosong jika template memuat field yang memang tidak punya nilai pada reimbursement tersebut.

Jika peran Anda bertugas mereview klaim pengguna lain, lanjutkan ke Panduan Persetujuan untuk melihat alur pihak yang memberi persetujuan.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dilakukan
Anda tidak dapat menemukan formulir reimbursement.	Minta administrator memeriksa status formulir dan hak akses peran Anda.
Anda tidak bisa memilih tanggal.	Formulir mungkin mengunci tanggal, atau periode tersebut telah ditutup oleh tim pembayaran reimbursement atau administrator.
Anda tidak bisa mengganti posisi.	Formulir mungkin memakai pengaturan readonly position agar rute persetujuan tetap konsisten.
Anda tidak bisa menemukan kategori biaya.	Kategori biaya tersebut mungkin nonaktif atau tidak tersedia.
Submit gagal.	Cek field wajib, detail biaya, lampiran, field tambahan, dan batasan tutup periode (close period).
Lampiran tidak bisa di-preview.	Unduh saja lampiran tersebut; tidak semua tipe file mendukung preview langsung.
Reimbursement tidak melewati jalur persetujuan yang diharapkan.	Minta administrator untuk mengecek posisi Anda dan aturan persetujuan pada formulir tersebut.
Anda salah submit klaim.	Batalkan (Void) klaim tersebut jika opsinya tersedia, atau hubungi pemberi persetujuan atau administrator Anda.