Konfigurasi Formulir Reimbursement

Bab ini menjelaskan cara mengkonfigurasi formulir reimbursement. Formulir reimbursement menentukan apa yang dapat diklaim karyawan, informasi apa yang harus mereka berikan, bagaimana nomor dokumen dibuat, dan siapa yang perlu menyetujui pengajuan tersebut.

Gunakan bab ini setelah Anda menyelesaikan Setup Awal di bab sebelumnya. Posisi, pengguna, peran, kategori biaya, dan field tambahan sudah harus disiapkan sebelum Anda mengkonfigurasi aturan persetujuan.

Dalam bab ini, bedakan kedua istilah berikut:

• Kategori Biaya adalah data master yang digunakan di dalam baris detail reimbursement.
• Formulir Reimbursement adalah formulir yang sedang dikonfigurasi di halaman ini.

Kapan Menggunakan Formulir Reimbursement

Buat formulir reimbursement yang terpisah saat jenis klaim yang berbeda membutuhkan aturan, field, penomoran, atau instruksi yang berbeda pula.

Contoh umum:

Formulir	Skenario Penggunaan Tipikal
Klaim Umum	Biaya operasional harian seperti konsumsi, parkir, atau perlengkapan kantor.
Klaim Perjalanan	Biaya perjalanan dinas yang membutuhkan lampiran struk, invoice, atau detail perjalanan.
Klaim Medis	Reimbursement medis yang mungkin memerlukan dokumen pendukung khusus.
Klaim Proyek	Biaya terkait proyek yang membutuhkan kode proyek atau nama klien.

Sebuah formulir dapat aktif atau nonaktif. Formulir yang aktif akan muncul saat karyawan membuat reimbursement. Formulir yang nonaktif disimpan untuk riwayat atau penggunaan di masa mendatang, tetapi karyawan tidak dapat menggunakannya untuk pengajuan baru.

Prioritas Form di Menu Create

Daftar formulir reimbursement memiliki kolom Prioritas (Priority).

Prioritas formulir mengontrol urutan tampilan formulir di dalam menu Ajukan Reimbursement karyawan.

Perilaku Prioritas	Arti
Angka lebih kecil	Muncul lebih tinggi (di atas) dalam menu pengajuan reimbursement.
Angka lebih besar	Muncul lebih rendah (di bawah) dalam menu pengajuan reimbursement.
Formulir nonaktif	Tidak muncul untuk pengajuan baru, meskipun memiliki angka prioritas.

Gunakan panah atas dan bawah pada kolom prioritas untuk mengurutkan formulir. Klik Save Priority setelah mengubah urutan.

Praktik yang disarankan:

1. Tempatkan formulir yang paling sering digunakan di bagian atas.
2. Tempatkan formulir khusus di bagian bawah daftar.
3. Nonaktifkan formulir lama daripada mengandalkan prioritas rendah untuk menyembunyikannya.

Membuka Formulir Reimbursement

1. Buka menu Configuration > Formulir Reimbursement.
2. Pilih formulir yang ingin Anda konfigurasi.
3. Klik ikon Edit.

Halaman konfigurasi formulir memiliki tiga tab:

Tab	Tujuan
Formulir Reimbursement	Pengaturan dasar formulir, hak akses, flag perilaku, dan penomoran dokumen.
Aturan Persetujuan	Aturan yang memutuskan siapa yang menyetujui reimbursement yang diajukan menggunakan formulir ini.
Instruksi	Teks panduan yang ditampilkan kepada karyawan sebelum mereka mengirimkan formulir.

1. Pengaturan Umum Form

Buka tab Formulir Reimbursement.

Tab ini mengontrol identitas dan perilaku formulir.

Pengaturan	Apa yang Dilakukannya
Name	Nama formulir yang ditampilkan kepada karyawan. Gunakan nama yang jelas seperti Klaim Umum atau Klaim Perjalanan.
Description	Penjelasan singkat yang membantu karyawan memilih formulir yang benar.
Custom Fields	Field tambahan dari daftar field tambahan yang harus muncul pada formulir ini.
Shown in Access Rights	Peran yang diizinkan untuk melihat dan menggunakan formulir ini.
Icon	Ikon yang ditampilkan di menu pengajuan reimbursement.
Active / Inactive	Apakah formulir ini dapat digunakan untuk pengajuan reimbursement baru.

Hak Akses

Gunakan Shown in Access Rights untuk mengontrol peran mana yang dapat mengajukan formulir ini.

Contoh:

Kebutuhan	Setup yang Disarankan
Semua karyawan boleh menggunakan formulir ini.	Sertakan semua peran karyawan yang seharusnya dapat mengajukan reimbursement.
Hanya finance yang boleh menggunakan formulir ini.	Sertakan peran finance saja.
Formulir sudah tidak digunakan lagi.	Ubah formulir menjadi nonaktif (Inactive) daripada menghapus hak akses satu per satu.

Jika karyawan tidak dapat melihat sebuah formulir di menu pengajuan reimbursement, cek kedua hal berikut:

1. Formulir tersebut harus berstatus aktif.
2. Peran karyawan tersebut harus disertakan dalam hak akses formulir.

Flag Perilaku Form

Flag perilaku mengontrol bagaimana formulir bersikap saat karyawan membuat reimbursement.

Flag	Arti
Readonly Position	Sistem menggunakan posisi karyawan saat ini secara otomatis dan mencegah perubahan manual. Ini menjaga rute persetujuan tetap konsisten.
Readonly Date	Sistem menggunakan tanggal hari ini secara otomatis dan mencegah perubahan tanggal manual. Berguna jika klaim backdate tidak diperbolehkan.
Main Reimburse Attachment Required	Karyawan harus mengunggah setidaknya satu lampiran utama sebelum submit, seperti struk atau invoice.

Setup yang disarankan:

1. Tetap aktifkan Readonly Position jika aturan persetujuan Anda menggunakan Supervisor atau PIC Posisi Teratas.
2. Aktifkan Main Reimburse Attachment Required untuk formulir yang selalu mewajibkan struk bukti.
3. Gunakan Readonly Date hanya jika karyawan tidak diperbolehkan memilih tanggal transaksi secara manual.

2. Penomoran Dokumen

Penomoran dokumen mengontrol nomor reimbursement yang dihasilkan untuk setiap pengajuan menggunakan formulir ini.

Pengaturan	Tujuan
Document Prefix	Teks atau variabel yang ditambahkan sebelum nomor urut.
Document Suffix	Teks atau variabel yang ditambahkan setelah nomor urut.
Next Number	Nomor urut berikutnya yang akan digunakan.
Length of Number	Total digit pada nomor urut. Contohnya, panjang 5 menghasilkan 00001.
Reset Number Every	Menentukan apakah nomor urut terus berlanjut, di-reset setiap bulan, atau di-reset setiap tahun.
Document Number Preview	Menampilkan contoh nomor yang akan dihasilkan sebelum Anda menyimpannya.

Anda dapat memasukkan variabel tanggal dinamis ke dalam prefix atau suffix:

Variabel	Arti	Contoh
{year4}	Tahun saat ini dalam 4 digit.	2026
{year2}	Tahun saat ini dalam 2 digit.	26
{month}	Bulan saat ini dalam 2 digit.	04

Contoh konfigurasi:

Pengaturan	Nilai
Document Prefix	GC-{year2}{month}-
Length of Number	5
Document Suffix	kosong
Reset Number Every	Month

Contoh nomor yang dihasilkan:

GC-2604-00001

Praktik yang disarankan:

1. Gunakan awalan pendek yang mewakili formulir, seperti GC- untuk Klaim Umum (General Claim) atau TRV- untuk Klaim Perjalanan (Travel Claim).
2. Sertakan {year2}{month} jika tim finance ingin nomor dikelompokkan berdasarkan periode.
3. Cek kolom preview sebelum menyimpan.
4. Hindari mengubah penomoran setelah formulir pernah digunakan kecuali tim finance telah menyetujui perubahan tersebut.

3. Instruksi

Buka tab Instruksi (Instructions).

Instruksi ditampilkan kepada karyawan sebelum mereka mengajukan reimbursement. Gunakan area ini untuk panduan singkat dan praktis.

Contoh:

Skenario Penggunaan	Contoh Instruksi
Syarat struk	Lampirkan struk yang valid dan pastikan jumlah nominal dapat dibaca.
Tujuan bisnis	Jelaskan tujuan bisnis sebelum mengajukan reimbursement.
Klaim perjalanan	Lampirkan invoice hotel, struk transportasi, dan persetujuan perjalanan jika diwajibkan.
Tenggat waktu	Ajukan klaim sebelum tanggal tutup buku bulanan.

Cara mengaktifkan instruksi:

1. Buka tab Instruksi.
2. Aktifkan Show Reimbursement Procedure Instructions.
3. Tulis teks instruksi di dalam editor.
4. Klik Save.

Buat instruksi tetap singkat. Dokumen kebijakan yang panjang lebih baik disimpan di luar formulir dan ditautkan dari teks instruksi ini.

Saat instruksi diaktifkan, karyawan akan melihat ikon instruksi di sebelah nama formulir pada halaman Ajukan Reimbursement. Mengklik ikon tersebut akan membuka konten instruksi sebelum mereka mengirimkan reimbursement. Lihat Panduan Pengguna Reimbursement untuk melihat tampilan dari sisi karyawan.

4. Aturan Persetujuan

Buka tab Aturan Persetujuan (Approval Rules).

Aturan persetujuan menentukan siapa yang harus menyetujui reimbursement yang diajukan menggunakan formulir ini. Setiap aturan memiliki dua bagian:

Bagian	Arti
IF (Jika)	Kondisi yang memutuskan kapan aturan ini berlaku.
THEN (Maka)	Daftar penyetuju yang harus menyetujui reimbursement.

Klik Add untuk membuat aturan baru.

Kondisi IF

Sebuah aturan bisa berlaku untuk semua reimbursement atau hanya untuk reimbursement yang memenuhi kondisi spesifik tertentu.

Contoh kondisi umum:

Kondisi	Contoh
Total Amount	Berlaku hanya jika jumlah total lebih besar dari Rp 1.000.000.
Custom Field	Berlaku hanya jika Project Type adalah Internal.
Position	Berlaku hanya jika pembuat reimbursement berada di cabang posisi yang dipilih.

Cara menambahkan kondisi:

1. Klik tombol + di area IF.
2. Pilih jenis kondisi, seperti Amount, Position, Description, atau salah satu field tambahan.
3. Pilih operator, seperti minimum, maksimum, sama dengan (equal), mengandung (contains), atau di dalam (in).
4. Isi nilai pada saat kondisi yang dipilih mewajibkannya.
5. Tambahkan kondisi lain hanya jika aturan ini membutuhkan lebih dari satu syarat.

Jika tidak ada kondisi yang ditambahkan, aturan ini akan berlaku untuk semua reimbursement di formulir ini.

Jika beberapa kondisi ditambahkan pada satu aturan yang sama, semua kondisi harus terpenuhi sebelum aturan ini digunakan. Dengan kata lain, kondisi di dalam satu aturan menggunakan logika AND.

Penyetuju di THEN

Penyetuju dievaluasi secara berurutan. Penyetuju pertama harus menyetujui sebelum dokumen diteruskan ke penyetuju berikutnya.

Tipe Approver	Cara Kerjanya
Supervisor	Menggunakan PIC dari posisi tepat di atas posisi pembuat reimbursement.
PIC Posisi Teratas	Menggunakan PIC yang ditetapkan ke posisi tertinggi di dalam cabang posisi pembuat reimbursement.
Pengguna (User)	Menggunakan pengguna spesifik yang ditunjuk namanya, tidak bergantung pada posisi pembuat.

Sebelum menggunakan Supervisor atau PIC Posisi Teratas, pastikan menu Master Data > Posisi sudah memiliki hierarki dan penetapan PIC yang benar.

5. Contoh Skenario Persetujuan

Contoh ini menggunakan dua aturan untuk formulir Klaim Umum.

Kebijakan bisnis:

Jumlah Klaim	Alur Persetujuan
Hingga Rp 1.000.000	Persetujuan Supervisor.
Di atas Rp 1.000.000	Persetujuan Supervisor, lalu persetujuan Finance Manager.

Urutan aturan yang disarankan:

Prioritas	Aturan	IF	THEN
1	Klaim Jumlah Besar	Total Amount lebih besar dari Rp 1.000.000	Supervisor, lalu Finance Manager.
2	Klaim Standar	Tanpa kondisi, berlaku untuk semua reimbursement lainnya	Supervisor.

Aturan jumlah besar harus diletakkan di atas aturan standar. Sistem mengecek aturan berdasarkan urutan prioritas dan menggunakan aturan pertama yang cocok.

Bagaimana contoh ini bekerja:

Klaim Diajukan	Hasil
Rp 750.000	Aturan jumlah besar tidak cocok. Aturan standar yang digunakan.
Rp 1.500.000	Aturan jumlah besar cocok. Supervisor dan Finance Manager harus menyetujui.

6. Prioritas Aturan

Prioritas di dalam tab Aturan Persetujuan mengontrol aturan mana yang akan dievaluasi terlebih dahulu untuk formulir ini. Ini berbeda dari prioritas formulir di daftar formulir reimbursement.

Perilaku penting:

1. Sistem mengecek aturan dari atas ke bawah.
2. Hanya aturan pertama yang cocok yang digunakan.
3. Setelah sebuah aturan cocok, sistem tidak akan melanjutkan mengecek aturan berikutnya.
4. Jika tidak ada aturan aktif yang cocok, reimbursement tidak membutuhkan persetujuan dan langsung maju dengan status disetujui.

Gunakan prioritas dengan hati-hati. Letakkan aturan yang paling spesifik di atas dan aturan fallback (cadangan) umum di paling bawah.

Pola setup yang umum:

Prioritas	Tipe Aturan
Atas	Aturan spesifik, seperti jumlah besar atau proyek khusus.
Tengah	Aturan berbasis posisi atau custom field.
Bawah	Aturan fallback umum untuk semua reimbursement yang tersisa.

Contoh:

Urutan Aturan	Kondisi	Apa yang Terjadi
1	Amount lebih besar dari Rp 1.000.000	Digunakan hanya untuk reimbursement jumlah besar. Jika cocok, aturan di bawahnya diabaikan.
2	Tanpa kondisi	Digunakan sebagai fallback untuk semua reimbursement yang tidak masuk ke aturan 1.

Jika Anda menghapus aturan fallback dan sebuah reimbursement tidak cocok dengan aturan mana pun, dokumen tidak akan menunggu persetujuan. Gunakan pendekatan ini hanya jika perilaku tersebut memang disengaja.

7. Status Aktif, Nonaktif, dan Hapus

Formulir reimbursement dapat berstatus aktif atau nonaktif.

Status	Perilaku
Aktif	Karyawan yang memiliki akses dapat menggunakan formulir ini untuk pengajuan baru.
Nonaktif	Formulir disembunyikan dari pengajuan baru tetapi tetap tersedia untuk dokumen historis.

Gunakan status nonaktif saat formulir tidak lagi digunakan tetapi sudah memiliki riwayat reimbursement.

Hapus (Delete) hanya tepat dilakukan saat formulir belum pernah digunakan dan tidak ada konfigurasi yang memblokirnya. Jika formulir sudah memiliki dokumen reimbursement atau aturan persetujuan, nonaktifkan formulir tersebut alih-alih menghapusnya.

8. Checklist yang Disarankan

Sebelum karyawan mulai menggunakan formulir reimbursement, periksa hal-hal berikut:

1. Nama formulir dan deskripsinya jelas.
2. Formulir berstatus aktif.
3. Peran yang benar sudah dipilih di pengaturan hak akses.
4. Field tambahan yang wajib sudah dipasang di formulir.
5. Kewajiban lampiran sesuai dengan kebijakan perusahaan.
6. Preview penomoran dokumen sudah benar.
7. Instruksi sudah diaktifkan jika karyawan membutuhkan panduan.
8. Aturan persetujuan sudah memiliki aturan fallback yang jelas.
9. Aturan berbasis Supervisor atau PIC Top Position sudah didukung oleh penetapan PIC posisi yang valid.
10. Sampel reimbursement sudah dicoba untuk diajukan dan masuk ke penyetuju yang tepat.

Masalah Umum

Masalah	Apa yang Harus Dicek
Karyawan tidak bisa melihat formulirnya.	Cek apakah formulirnya aktif dan apakah peran karyawan disertakan di dalam hak akses (access rights).
Field wajib tidak muncul.	Cek apakah field tambahan tersebut aktif dan terpasang di dalam formulir ini.
Nomor reimbursement salah.	Cek pengaturan prefix, suffix, next number, number length, dan opsi reset.
Persetujuan masuk ke orang yang salah.	Cek posisi karyawan, penetapan PIC posisi, dan urutan aturan persetujuan.
Tidak ada aturan persetujuan yang terpilih.	Tambahkan aturan fallback tanpa kondisi agar setiap reimbursement memiliki rute persetujuan.
Formulir tidak bisa dihapus.	Formulir mungkin sudah digunakan oleh dokumen reimbursement atau aturan persetujuan. Coba nonaktifkan saja formulir tersebut.