Pemecahan Masalah
Mulai dari gejala di bawah. Periksa kondisi dokumen saat ini sebelum mengulangi tindakan; pengajuan atau pencatatan pembayaran berulang dapat menimbulkan kebingungan. Langkah lengkap ada pada bab yang ditautkan.
Sebelum Mulai Troubleshooting
Catat perusahaan, nomor dokumen, status saat ini, tindakan yang dicoba, dan pesan yang muncul. Muat ulang sekali jika halaman mungkin belum terbaru, lalu periksa apakah tindakan sebenarnya sudah berhasil. Jangan membagikan kata sandi, kode verifikasi, atau token tautan persetujuan saat meminta bantuan.
Masalah Registrasi dan Login
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Lupa URL perusahaan | Masuk melalui member.reimburse.id untuk menuju perusahaan yang dapat diakses. | Registrasi dan Login |
| Registrasi menggunakan akun existing gagal | Gunakan kata sandi akun tersebut, bukan kata sandi baru khusus perusahaan. | Registrasi dan Login |
| Email/kode verifikasi tidak diterima | Periksa alamat dan folder spam; gunakan pilihan kirim ulang yang tersedia. | Registrasi dan Login |
| Lupa kata sandi setelah login Google/Apple | Kelola kata sandi melalui penyedia login tersebut. | Registrasi dan Login |
| Perusahaan yang terbuka tidak sesuai | Periksa perusahaan aktif dan gunakan Ganti Perusahaan jika tersedia. | Registrasi dan Login |
Masalah Onboarding dan Setup Awal
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Administrator pertama masih melihat onboarding | Selesaikan langkah posisi, kategori biaya, dan form pertama yang diperlukan. | Onboarding Perusahaan |
| Sebagian import pengguna gagal | Periksa kesalahan baris dan nilai dropdown template terbaru; ulangi hanya baris gagal. | Setup Awal |
| Presisi desimal tidak bisa diturunkan | Jangan menganggap pembatasan ini masalah tampilan. Minta administrator memeriksa pengaturan presisi; jangan mengubah nilai tersimpan untuk melewatinya. | Setup Awal |
| Periode lama tidak bisa diproses | Periksa tahap/tanggal Tutup Periode yang terkait, bukan menganggap semua tindakan memakai tanggal yang sama. | Setup Awal |
Masalah Akses Menu dan Role
Menu yang tidak terlihat atau tindakan yang dinonaktifkan dapat terkait peran, cakupan dokumen, status, atau sesi khusus persetujuan. Masuk secara normal ke perusahaan yang benar, lalu minta administrator memeriksa izin terkait. Screenshot akun lain tidak berarti akun Anda harus memiliki akses yang sama.
Baca Dashboard dan Navigasi serta Setup Awal.
Masalah Posisi, Supervisor, dan Jalur Approval
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Supervisor/PIC yang diharapkan tidak ditugaskan | Periksa hierarki posisi, pengguna aktif, dan hasil uji alur. Jangan mencari field PIC terpisah pada Posisi. | Konfigurasi Formulir Reimbursement |
| Ada penugasan tetapi pengguna tidak bisa bertindak | Hasil penentuan dapat mempertahankan penugasan tertunda yang belum memiliki akses tindakan. Minta administrator memeriksa peran pengguna serta fase saat ini. | Panduan Persetujuan |
| Lebih dari satu pihak berada pada satu tahap | Periksa apakah tahap membutuhkan salah satu atau semua persetujuan yang ditugaskan. | Panduan Persetujuan |
Masalah Pengajuan Reimbursement
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Form tidak terlihat | Periksa status aktif form dan akses peran bersama administrator. | Konfigurasi Formulir Reimbursement |
| Pengajuan gagal | Periksa field wajib header/detail, lampiran, nilai, dan pesan yang muncul. | Panduan Pengguna Reimbursement |
| Tanggal/posisi tidak dapat diubah | Form dapat mengunci field tersebut; tanyakan kepada administrator, bukan melewati kontrolnya. | Konfigurasi Formulir Reimbursement |
| Nomor/tanggal dokumen tidak sesuai perkiraan | Minta administrator memeriksa token penomoran, periode reset, dan zona waktu perusahaan. Jangan menganggap waktu perangkat menentukan penomoran. | Konfigurasi Formulir Reimbursement |
Masalah Approval Reimbursement
Jika pemohon dipilih pada aturan Reimbursement, kandidat akhir yang merupakan pemohon dikeluarkan, bukan ditugaskan untuk menyetujui klaimnya sendiri. Pihak lain yang tersisa tetap wajib memutuskan, termasuk pada OR. Tahap tanpa pihak tersisa dapat dilewati. Periksa alur tersimpan; ini bukan bukti bahwa pemohon sudah menyetujui. Lihat Jika Pemohon Ada Dalam Aturan.
Jika tautan email kedaluwarsa atau tugas sudah selesai/dialihkan, masuk secara normal dan buka antrean persetujuan terkini. Periksa tahap yang masih menunggu sebelum bertindak. Keputusan yang sudah selesai tidak perlu diulang hanya karena email lama masih tersedia.
Baca Panduan Persetujuan untuk reimbursement, batch, dan kedua fase persetujuan Kas Bon.
Masalah Batch Payment
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Klaim tidak bisa ditambahkan ke batch | Periksa kesiapan persetujuan/pembayaran dan apakah sudah masuk batch lain. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Daftar pilihan terlalu panjang | Kurangi pilihan atau bagi menjadi beberapa batch; jangan membuat klaim duplikat. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Jumlah/total terpilih tidak sesuai setelah filter atau membuka kembali | Filter seharusnya mempertahankan pilihan. Periksa tindakan hapus pilihan dan buka kembali batch yang sudah tersimpan; periksa total sebelum melanjutkan. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Penyimpanan melaporkan kesalahan tanggal, total, atau tindakan | Ikuti field yang disebut; muat ulang pilihan jika total belum tersedia/tidak valid, lalu gunakan draf atau Ajukan. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Penyimpanan gagal dengan nomor referensi | Simpan referensi, periksa batch existing, lalu hubungi administrator sebelum mencoba lagi. Jangan mengulang transfer eksternal karena pesan gagal simpan. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Export bukan file pembayaran yang diharapkan | Bedakan dokumen operasional satu batch dari export daftar/laporan; periksa template perusahaan. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Export tidak mentransfer dana | Spreadsheet membantu channel pembayaran eksternal. Selesaikan pembayaran di sana, lalu catat di Reimburse.id. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
| Tandai Dibayar tidak tersedia/gagal | Periksa status batch, izin, tanggal pembayaran, bukti wajib, dan tutup periode. Catat hanya pembayaran yang selesai di luar aplikasi. | Operasional Pembayaran dan Batch Payment |
Masalah Kas Bon
Berbeda dari Reimbursement, memilih pemohon secara langsung sebagai pemberi persetujuan atau mendelegasikan pihak lain kembali kepada pemohon ditolak pada persetujuan pengajuan dan realisasi Kas Bon. Minta administrator memilih pihak lain yang memenuhi syarat pada fase terkait; jangan menganggap tahap tersebut seharusnya dilewati.
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Tidak bisa membuat pengajuan | Minta administrator memeriksa aktivasi modul, penerimaan pengajuan baru, kesiapan form, dan akses peran. | Konfigurasi Kas Bon |
| Pengajuan/realisasi perlu diperbaiki | Baca catatan penolakan dan fase saat ini; perbaiki pengajuan atau realisasi terkait, bukan dokumen lain. | Panduan Pengguna Kas Bon |
| Bukti pengembalian dikirim tetapi saldo belum berubah | Bukti yang diajukan belum berarti dana terkonfirmasi kembali. Tunggu verifikasi oleh tim yang berwenang. | Pengelolaan Dana Kas Bon |
| Proyeksi saldo berbeda dari saldo resmi | Periksa persetujuan, catatan keuangan terkonfirmasi, mata uang, dan dasar nilai. | Pengelolaan Dana Kas Bon |
| Reversal/pembatalan tidak tersedia | Periksa status, izin, catatan keuangan berikutnya, dan batas tutup periode; jangan mencatat pembayaran baru untuk “membatalkan” pembayaran pertama. | Pengelolaan Dana Kas Bon |
Masalah Reassign dan Delegation
Pastikan persetujuan masih tertunda, pengguna tujuan aktif, dan memiliki akses tindakan terkait. Untuk delegasi, periksa status aktif, tanggal, zona waktu, dan apakah penugasan tertunda yang sudah ada disertakan. Delegasi dan pengalihan memiliki cakupan berbeda.
Baca Delegasi dan Alihkan Persetujuan.
Masalah Pengingat Transaksi
| Gejala | Pemeriksaan Awal | Baca |
|---|---|---|
| Aturan aktif tetapi tidak ada email | Periksa sakelar modul, kalender/zona waktu, jam pengiriman, rentang, akses penerima, dan preferensi email. | Pengingat Transaksi |
| Preview menampilkan pekerjaan dilewati | Baca alasannya. Preview tidak mengirim email atau menyimpan aturan. | Pengingat Transaksi |
| Beberapa aturan cocok | Ini diperbolehkan; aturan pengingat dapat tumpang tindih dan digabungkan per penerima. | Pengingat Transaksi |
| Terkirim tetapi pengguna tidak menemukan email | Terkirim berarti diterima layanan email, bukan pasti masuk kotak masuk/dibaca. Periksa alamat dan folder spam. | Pengingat Transaksi |
| Hasil pengiriman belum pasti | Minta administrator menyelidiki; jangan langsung mengirim ulang sehingga berisiko email ganda. | Pengingat Transaksi |
Masalah Riwayat dan Akses
Riwayat login pribadi mencakup perusahaan yang sedang dibuka; riwayat seluruh perusahaan membutuhkan izin tambahan. Catatan lebih dari 12 bulan tidak disimpan. Log Perubahan membutuhkan izin tersendiri dan akses data terkait, serta hanya mencakup perubahan yang tercatat sejak aktivasi.
Periksa filter dan pilih jenis riwayat yang benar sebelum menyimpulkan catatan hilang. Baca Riwayat Aktivitas dan Login.
Masalah Report dan Export
Periksa dasar tanggal, periode, cakupan, status/fase, mata uang, dan pilihan detail/dataset. Export detail dapat memiliki lebih banyak baris daripada dokumen. Arsip menggunakan tanggal biaya reimbursement yang memenuhi syarat dan kedaluwarsa 48 jam setelah pembuatan; bukan arsip permanen untuk seluruh transaksi.
Baca Laporan dan Audit untuk pemilih laporan, template, dataset Kas Bon, dan status arsip.
Masalah Preview Attachment dan File
Jika preview tidak tersedia, unduh file melalui tindakan yang tersedia; tidak semua format dapat ditampilkan langsung. Periksa keterbacaan, jenis/ukuran yang diizinkan, dan lampiran wajib jika unggahan gagal. Kode lampiran membantu pemeriksaan administratif, tetapi tidak otomatis membuktikan struk hanya digunakan sekali.
Baca Panduan Pengguna Reimbursement serta Panduan Pengguna Kas Bon.
Masalah Mobile dan Browser
Pada layar kecil, buka menu lalu periksa dokumen/tindakan saat ini. Muat ulang sekali jika tampilan belum terbaru; coba browser yang diperbarui jika masalah berlanjut. Jangan berulang kali menekan pengajuan atau pencatatan pembayaran sambil menunggu respons.
Baca Dashboard dan Navigasi untuk navigasi web responsif.
Kapan Administrator Perlu Cek Konfigurasi
Periksa pengaturan yang sesuai gejala: peran/posisi/kalender/presisi/tutup periode di Setup Awal, field/alur reimbursement di Konfigurasi Formulir Reimbursement, aktivasi/alur Kas Bon di Konfigurasi Kas Bon, atau jadwal/aturan di Pengingat Transaksi.
Tinjau konfigurasi dan riwayat saat ini sebelum mengubah aturan. Jangan melonggarkan hak akses atau batas periode hanya agar satu dokumen bisa diproses.
Kapan Harus Eskalasi
Hubungi administrator atau dukungan jika pesan terus muncul, catatan tidak sesuai, atau hasil pembayaran/pengembalian belum pasti. Sertakan perusahaan, nomor dokumen, waktu/zona waktu, status saat ini, langkah yang dilakukan, pesan lengkap, dan screenshot tanpa kredensial sensitif. Jelaskan apakah dana benar-benar berpindah melalui channel eksternal; jangan menyimpulkannya dari export atau catatan tertunda.