Menyiapkan Perusahaan untuk Reimbursement Pertama
Gunakan panduan ini jika Anda mengelola perusahaan dan ingin karyawan mulai mengajukan reimbursement. Reimbursement digunakan untuk mengajukan penggantian biaya usaha yang sudah dibayar oleh karyawan.
Skenario: Pengajuan pertama karyawan
Perusahaan Anda ingin mulai menerima pengajuan reimbursement karyawan melalui Reimburse.id. Sebagai administrator, Anda menyiapkan pengguna, hak akses, dan kebijakan persetujuan sebelum meminta karyawan mengajukan klaim pertama.
Hasil yang dituju: karyawan dapat membuka formulir yang sesuai, alur persetujuan sudah diperiksa, dan penanggung jawab administrasi pembayaran sudah jelas.
Anda tidak perlu mengatur seluruh fitur sebelum mulai. Dahulukan pengguna, hak akses, formulir, dan kebijakan persetujuan yang diperlukan untuk pengajuan pertama.
Ringkasan Alur Persiapan
Periksa dan gunakan kembali pengaturan yang sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Diagram ini berhenti pada kesiapan; langkah pengajuan klaim dan proses pembayaran dibahas dalam panduan yang ditautkan di bawah.
1. Pembagian Tugas
Tentukan siapa yang menangani setiap bagian proses. Satu orang dapat memiliki beberapa tanggung jawab, tetapi masing-masing tetap membutuhkan hak akses yang sesuai.
Panduan ini menggunakan contoh pengguna berikut:
| Pengguna | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Jessica | Administrator pertama; juga memeriksa tugas persetujuan posisi teratas ketika ditugaskan. |
| Eka | Mengajukan reimbursement dan memantau perkembangannya. |
| Liam | Memeriksa klaim yang ditugaskan kepadanya sebagai atasan Eka. |
| Farhan | Menyiapkan batch pembayaran dan mencatat pembayaran yang sudah selesai. |
| Fiona | Memeriksa batch pembayaran yang ditugaskan kepadanya. |
Nama-nama ini hanya contoh, bukan akun yang perlu Anda buat. Sepanjang panduan ini, gunakan karyawan dan pihak yang memeriksa klaim sesuai penanggung jawab di perusahaan Anda. Administrasi pembayaran tidak harus ditangani oleh bagian keuangan.
2. Selesaikan Onboarding
Jika perusahaan Anda baru, daftarkan perusahaan, selesaikan verifikasi email jika diminta, lalu ikuti Onboarding Perusahaan.
Onboarding meminta posisi Anda, kategori biaya, dan nama formulir reimbursement pertama. Simpan URL perusahaan agar Anda dapat membukanya kembali dan membagikannya kepada karyawan yang membutuhkan akses.
Jika perusahaan sudah tersedia, login ke perusahaan tersebut, bukan mendaftarkan perusahaan baru.
Onboarding membuat struktur awal. Selesainya onboarding tidak berarti kebijakan persetujuan perusahaan sudah dikonfigurasi.
3. Pengaturan Perusahaan
Buka Konfigurasi > Umum & Kontrol > Pengaturan.
Periksa informasi perusahaan, mata uang, zona waktu, serta format nominal dan tanggal. Pertahankan pengaturan yang sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Contoh dalam panduan ini menggunakan rupiah Indonesia, IDR. Gunakan mata uang dan zona waktu yang sesuai untuk perusahaan Anda.
Penjelasan setiap pengaturan tersedia di Setup Awal.
4. Pengguna Dan Akses
Posisi menjelaskan tempat seseorang dalam organisasi. Peran menentukan tindakan yang dapat dilakukan orang tersebut di aplikasi.
Siapkan orang-orang yang akan terlibat dalam proses:
- Buka Konfigurasi > Pengguna & Akses > Posisi. Periksa atau buat posisi beserta hubungan atasannya. Lihat Posisi untuk pengaturan hierarki.
- Buka Konfigurasi > Pengguna & Akses > Peran. Periksa peran yang tersedia dan berikan izin tindakan sesuai tanggung jawabnya. Lihat Peran untuk pengaturan hak akses.
- Buka Konfigurasi > Pengguna & Akses > Pengguna. Untuk karyawan baru, klik Tambah, isi informasi akun, pilih peran dan posisi yang sesuai, pastikan akun aktif, lalu klik Simpan. Periksa akun yang sudah ada, bukan menambahkannya lagi. Lihat Pengguna untuk penjelasan field akun.
Pada contoh hierarki di Setup Awal, Eka berada di Operations Staff, Liam di Operations Team Lead, dan Jessica di posisi tertinggi. Gunakan posisi dan karyawan perusahaan Anda; tidak perlu menyalin nama-nama contoh tersebut.
Pastikan:
- Karyawan yang mengajukan klaim memiliki akun aktif dan izin membuat reimbursement.
- Pihak yang akan memeriksa klaim memiliki akses persetujuan reimbursement.
- Penanggung jawab batch dan pembayaran memiliki hak terpisah yang diperlukan untuk tugas masing-masing.
Memilih seseorang dalam aturan persetujuan tidak otomatis memberikan hak akses persetujuan.
Mulailah dengan pengguna yang diperlukan untuk perjalanan pertama ini. Jika perlu menambahkan banyak pengguna, ikuti Import Pengguna.
5. Formulir Pertama
Buka Konfigurasi > Form & Field > Formulir Reimbursement.
Anda dapat mengatur formulir yang dibuat saat onboarding; tidak harus membuat formulir baru. Gunakan nama yang mudah dikenali, misalnya General Claim, lalu pastikan formulir aktif.
Siapkan kebutuhan utamanya:
- Peran pemohon yang boleh menggunakan formulir.
- Kategori biaya aktif untuk baris pengeluaran, yang dikelola melalui Data Master > Kategori Biaya.
- Informasi dan lampiran pendukung yang wajib diisi.
- Preview nomor dokumen yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Jika karyawan membutuhkan arahan, tambahkan instruksi singkat, misalnya "Jelaskan tujuan pengeluaran dan lampirkan struk yang terbaca." Karyawan dapat membukanya melalui ikon instruksi di samping nama formulir.
Field tambahan dan desain khusus dapat disiapkan nanti, kecuali memang diperlukan pada pengajuan pertama. Pengaturan lengkap tersedia di Konfigurasi Formulir Reimbursement.
6. Kebijakan Persetujuan
Tentukan klaim mana yang perlu diperiksa sebelum mengatur aturannya.
Jika formulir yang dipilih sudah memiliki aturan, periksa status aktif, kondisi, tahap persetujuan, dan urutannya terlebih dahulu. Sistem menggunakan aturan aktif pertama yang cocok; aturan berikutnya diabaikan. Menambahkan aturan contoh tidak menggantikan aturan yang sudah ada. Lihat Prioritas Aturan sebelum mengubah urutan.
Pertahankan aturan yang sudah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jangan mengubah, menonaktifkan, atau menghapus aturan yang sedang digunakan hanya untuk meniru contoh dalam panduan ini.
Jika tidak ada aturan persetujuan, atau tidak ada aturan aktif yang cocok, reimbursement langsung disetujui otomatis. Ini tidak menjalankan transfer dana.
Berikut adalah contoh pilihan kebijakan, bukan ketentuan wajib. Gunakan hanya jika sesuai kebutuhan perusahaan; langkah pengaturannya tersedia di Konfigurasi Formulir Reimbursement:
| Nominal Klaim | Persetujuan |
|---|---|
| Di bawah Rp1.000.000 | Disetujui otomatis karena tidak ada aturan yang cocok. |
| Rp1.000.000 atau lebih | Supervisor, lalu PIC Posisi Teratas. |
Jika menggunakan formulir yang belum memiliki aturan dan memilih kebijakan ini, buat satu aturan aktif dengan Jumlah diatur ke Minimum (>=) dan 1000000, kemudian tambahkan Supervisor dan PIC Posisi Teratas sebagai tahap yang terpisah. Jika aturan yang sudah ada telah menghasilkan alur ini, pertahankan aturan tersebut, bukan menambahkan duplikatnya.
Jika penempatan pengguna contoh sudah benar, klaim Eka diteruskan kepada Liam, kemudian Jessica. Hierarki posisi membantu menentukan pengguna tersebut; bukan berarti setiap tingkat jabatan otomatis harus menyetujui.
Untuk contoh ini, tidak boleh ada aturan aktif lain yang cocok dengan klaim di bawah batas tersebut. Aturan tanpa kondisi akan membuat klaim itu memerlukan persetujuan juga. Jika perusahaan memang mewajibkan pemeriksaan tersebut, pertahankan kebijakannya dan periksa alur yang sesuai.
7. Periksa Alur
Simpan perubahan yang memang diperlukan, lalu buka Uji Workflow. Pilih karyawan yang benar-benar akan mengajukan klaim, periksa posisinya, lalu gunakan Simulasikan untuk memeriksa kebijakan perusahaan. Periksa nominal di bawah, tepat pada, dan di atas batas jika ada, serta pastikan pihak yang dituju sudah sesuai.
Hanya jika Anda memilih kebijakan contoh pada bagian 6, gunakan nominal dan hasil berikut. Nama-nama di bawah merujuk pada pengguna contoh; hasil Anda seharusnya menampilkan karyawan dengan tanggung jawab yang sesuai di perusahaan Anda:
| Nominal | Hasil Yang Diperiksa |
|---|---|
| Rp999.999 | Disetujui otomatis. |
| Rp1.000.000 | Liam, kemudian Jessica. |
| Rp1.100.000 | Liam, kemudian Jessica. |
Baca aturan yang terpilih, pengguna yang dituju, dan seluruh peringatan. Selesaikan perbedaan alur atau peringatan akses sebelum menggunakan konfigurasi tersebut.
Simulasi memakai pengaturan yang sudah disimpan. Simulasi tidak membuat atau mengajukan klaim dan tidak mengirim permintaan persetujuan. Langkah pengajuan aktual dijelaskan dalam Panduan Pengguna Reimbursement.
8. Penanggung Jawab Pembayaran
Tentukan siapa yang menangani klaim setelah disetujui.
Dalam contoh ini, Farhan menyiapkan batch dan mencatat pembayaran; Fiona memeriksa batch ketika aturan perusahaan menugaskannya. Gunakan penanggung jawab di perusahaan Anda. Persetujuan batch terpisah dari persetujuan reimbursement.
Sebelum pembayaran pertama, periksa informasi rekening penerima, hak akses tim pembayaran reimbursement, dan pengaturan Formulir Batch Payment.
Perusahaan mentransfer dana melalui bank atau channel pembayaran lain di luar Reimburse.id. Aplikasi membantu mengelola batch, ekspor spreadsheet bila diperlukan, status pembayaran, dan bukti.
Anda tidak perlu menyiapkan template spreadsheet khusus untuk mulai menerima klaim. Lanjutkan ke Operasional Pembayaran dan Batch Payment saat menyiapkan proses pembayaran.
9. Siap Memulai
Sebelum meminta karyawan mulai mengajukan klaim, pastikan:
- Pengaturan perusahaan dan kategori biaya sudah sesuai.
- Karyawan yang akan mengajukan klaim pertama dapat login dan membuka formulir yang dituju.
- Informasi wajib dan kebutuhan bukti sudah jelas.
- Hasil persetujuan sesuai kebijakan, termasuk apakah ada klaim yang boleh disetujui otomatis.
- Pihak yang ditugaskan memiliki akses yang diperlukan.
- Sudah ada penanggung jawab untuk proses pembayaran berikutnya.
Minta karyawan tersebut memeriksa akses menggunakan akunnya sendiri. Anda tidak perlu mengaktifkan pengingat, membuat desain cetak khusus, atau menyelesaikan seluruh fitur tambahan terlebih dahulu.
Setelah pemeriksaan ini selesai, lanjutkan ke Panduan Pengguna Reimbursement untuk mengajukan dan memantau klaim pertama.